Bienvenue sur ce guide de configuration du Google Agenda de votre Google Workspace avec Hector. Cette configuration a pour but de synchroniser vos prêts Hector avec un Agenda Google et/ou vice versa.
À partir de Hector, vous serez en mesure de créer, modifier et supprimer les événements reliés à des prêts, tandis que dans Google vous pourrez créer et modifier vos événements (dates de début et de fin ou ressources) et cela aura un impact sur les prêts dans Hector.
1. Connexion à votre compte Google Admin
Vous devez avoir des droits d’administration pour être en mesure d’ajouter Hector comme une application autorisée.
2. Customer ID
Une fois connecté, cliquez sur le lien «Account» and «Account Settings» du menu. Vous aurez besoin du champs Customer ID sous la section « Profile » plus tard dans le guide.
3. «Domain Wide Delegation»
La prochaine étape est de donner à Hector des accès pour qu’il puisse aller voir les données sur vos calendriers, les événements de vos calendriers ainsi que vos resources de calendrier. Voici quelques lignes dont vous allez avoir besoin afin de configurer votre délégation de domaine à Hector:
Client ID (nous): 112195502243245937406
Scopes (accès):
- https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar
- https://www.googleapis.com/auth/calendar
- https://www.googleapis.com/auth/calendar.events
- https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
Cliquez sur les boutons «Security» et «API Controls» du menu et finalement sur le lien «Manage Domain Wide Delegation».
Cliquez sur le bouton «Add new». Remplissez le formulaire avec l’information donnée plus haut, puis cliquez «Authorize».
4. Identifiant du calendrier centralisé
Identifiant unique d’un calendrier spécifique dans Google Agenda que vous souhaitez utiliser comme calendrier qui contiendra tous les évènements de calendrier créés à partir d’Hector.
L’usage du calendrier centralisé est optionnel. Il peut vous permettre de définir un calendrier qui contiendra tous les évènements créés à partir d’Hector afin d’en facilité le visionnement.
Voici la procédure pour l’utiliser si vous le souhaitez. Une fois un nouveau calendrier créé, dirigez-vous dans les réglages de celui-ci. Vous retrouverez, dans la section Intégrer l’agenda contenu dans la page de Paramètres de Google Agenda, le ID de l’agenda nécessaire pour l’intégration :
Dans la même page, à la section Accepter automatiquement les invitations, assurez-vous que l’potion Ajouter automatiquement toutes les invitations à cet agenda soit sélectionnée :
5. Ressources Google
En connectant cette intégration, Hector synchronisera aussi vos ressources Google en tant qu’actifs et salles. Comme ce sont ses ressources qui peuvent être ajoutées sur les événements de votre calendrier Google, Hector en synchronise l’équivalent afin de pouvoir les avoir sur sa plateforme et de pouvoir intéragir avec (les ajouter à des prêts).
Vous retrouverez cette liste de ressources sur votre Google Workspace dans la section Directory > Buildings and resources > Manage resources.
La partie de la configuration sur votre compte Google Workspace est terminée. La prochaine étape consiste d’ouvrir votre instance d’Hector en tant qu’administrateur.
6. Configuration Hector
Connectez vous à votre instance d’Hector en tant qu’administrateur puis naviguez vers le menu «Réglages» et ensuite «Intégrations». Une fois sur la page, choisissez l’intégration Google Agenda dans la section «Prêts», puis appuyez sur «Ajouter».
Voici la liste des champs que vous avez à remplir:
- Courriel Administrateur: Courriel d’un compte ayant des privilèges d’administrateur sur votre Google Workspace.
- Utilisateur par défaut : Utilisateur qui sera utilisé lors de la création d’évènement à partir de Google Agenda si le demandeur d’une ressource (salle, local, etc.) n’a pas de compte Hector. Ne pas utiliser l’email du calendrier comme utilisateur par défaut.
- Customer ID: Récupéré à l’étape 2.
- Calendar ID : Récupéré à l’étape 4.
- Catégorie: Catégorie initiale dans laquelle vos resources de type actif seront importées.
- Synchroniser les changements Hector vers Google / Google vers Hector: Ces configurations permettent de choisir si vous voulez seulement que l’information se passe d’un application vers l’autre ou si il peut y avoir des modifications faites dans les deux applications.
- Préfix des événements Google: Vous pouvez choisir un préfix qui apparaîtera devant chaque titre de réservation dans Google Agenda
- Montrer les événements comme « occupés »: Vous pouvez choisir si les événements créés dans Google marqueront l’utilisateur comme étant occupé ou non.
- Étiquettes à ignorer : Les ressources contenant au moins une de ces étiquettes dans leur description privée (séparées par une virgule) ne seront pas importées dans Hector.
Appuyez ensuite sur «Sauvegarder et Intégrer».
L’intégration Google Agenda est maintenant connectée à votre instance Hector. Vous verrez vos ressources Google apparaître sous peu dans Hector et pourrez commencer à faire des prêts sur ceux-ci qui seront synchronisés avec votre Google Agenda.
Si votre configuration le permet, vous pourrez aussi créer des prêts dans Hector à partir de Google. Les prérequis pour que les événements Google soit synchronisés sont ceux-ci:
- Il doit y avoir au moins un invité valide. Celui-ci sera le demandeur dans Hector
- Il doit y avoir au moins une ressource Google sur l’événement
- Les resources doivent être disponible dans Hector pendant les dates de l’événement
- La synchronisation peut prendre jusqu’à 5 minutes
Ceci conclut notre guide sur l’intégration de Google Agenda. Bonne chance dans vos prêts!