Vous souhaitez recevoir par courriel un rapport avec une fréquence prédéterminée ?
Avec l’aide de l’application en ligne de gestion d’actif Hector, vous pouvez recevoir vos rapports par courriel grâce à la fonctionnalité d’abonnement.
Ce guide va vous montrer les étapes nécessaires pour y arriver.
Prérequis
- Votre rôle doit vous permettre l’accès à la section des Rapports
- Votre rôle doit également vous accorder la permission d’abonnement aux rapports
1. Planifier un rapport
- Dans le menu de gauche, cliquer sur l’icône qui correspond aux rapports
- Ensuite, sélectionnez le rapport qui vous intéresse et cliquez dessus
- Cliquer sur l’icône ayant un papier et une horloge par-dessus
- Cela va ouvrir une page qui vous permet de définir les réglages selon vos besoins
2. Réglages de l’envoi
- Vous pouvez donner un nom à votre abonnement, ainsi qu’une description (au besoin).
- Contenu du rapport
- Si vous avez appliqué des filtres avant de planifier le rapport, vous allez pouvoir les réutiliser au niveau de l’envoi, ou obtenir une version avec l’ensemble des données.
- Vous pouvez aussi sélectionner les champs qui seront inclus.
- Configurations
- Cette section vous permet de définir le sujet et le corps du courriel que vous allez recevoir.
- Choisir le format du fichier que vous allez recevoir, soit en Excel ou PDF.
- Déterminer la fréquence d’envoi, soit quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou autre.
- Choisir la date de début pour l’envoi. Par exemple, cela vous permet d’envoyer un rapport chaque vendredi si la fréquence est hebdomadaire et que la date de début est un vendredi.
- Finalement, choisir la date de fin, ou laisser vide si vous voulez recevoir le rapport sans date de fin.
- Destinataires
- Par défaut, vous allez être le seul récipient du rapport, mais vous pouvez configurer des groupes ou des départements selon vos besoins.
- À noter que si vous ajoutez des destinataires supplémentaires, le rapport va filtrer les données qu’ils vont recevoir selon leur rôle et permissions.
Une fois que vous avez terminée, vous pouvez sauvegarder l’abonnement.
3. Abonnement au rapport
Vous pouvez vérifier et modifier vos abonnements en naviguant vers la page d’accueil dans votre espace de travail. Il suffit de consulter la liste, ou de cliquer voir plus afin d’avoir plus d’options. À partir du tableau, vous allez pouvoir faire les actions suivantes :
- Voir le rapport
- Modifier l’abonnement
- Désactiver l’abonnement
- Supprimer l’abonnement
Une fois sur l’abonnement, vous pouvez modifier les options selon vos besoins.
Vous pouvez également modifier l’abonnement à un rapport en suivant les étapes de la section 1. Cela va vous présenter un affichage légèrement différent, vous permettant de créer un nouvel abonnement pour le même rapport, ou de modifier l’abonnement existant.
Cela complète ce guide vous permettant de vous abonner à des rapports dans l’application Hector afin de recevoir des données stratégiques aux moments où vous en avez besoin. Si vous voulez avoir plus d’informations sur cette fonctionnalité ou que vous voulez avoir une présentation de la plateforme Hector dans votre contexte d’utilisation, veuillez communiquer avec notre équipe commerciale.