Afin de garantir que notre plateforme reste un environnement fiable pour la gestion de vos actifs, nous avons mis en place un cadre solide de conservation des données, conçu pour se conformer aux normes mondiales en matière de protection de la vie privée. Notre système automatise le cycle de vie de vos données grâce à trois piliers fondamentaux : la désactivation automatique des comptes pour les utilisateurs inactifs, l’anonymisation permanente des données — qui supprime toutes les informations personnelles identifiables (PII) afin de respecter les exigences strictes de la Loi 25 du Québec, de la LPRPDE au Canada, du RGPD au Royaume-Uni et dans l’UE, de la CCPA/CPRA aux États-Unis et de la loi sur la protection de la vie privée en Australie — et la suppression définitive des données par l’utilisateur pour les enregistrements à long terme. Ce guide explique comment ces fonctionnalités protègent la vie privée des individus tout en préservant l’intégrité historique de vos données d’inventaire.
Requis
- Vous devez être administrateur et avoir accès aux réglages
Pour commencer
Pour configurer les règles de conservation des données pour vos utilisateurs, accédez à la page Réglages > Ressources > Utilisateurs > Rétention. Vous êtes sur la bonne page si vous voyez un écran similaire à celui-ci.
Désactivation
Vous pouvez définir une période spécifique à l’issue de laquelle les comptes utilisateurs seront automatiquement désactivés dans votre environnement. Cette information est calculée à partir de la date de la dernière connexion de l’utilisateur ou, s’il ne s’est jamais connecté à l’application, de la date de création de son compte. Un utilisateur désactivé ne peut plus se connecter à l’application. Dans l’exemple ci-dessus, les utilisateurs qui ne se sont pas connectés à leur compte seront automatiquement désactivés au bout de 6 mois.
Si vous synchronisez automatiquement vos utilisateurs avec Entra, Google, OneLogin ou d’autres méthodes de provisionnement, vous désactiverez vos utilisateurs dans le système source, ce qui entraînera leur désactivation dans Hector.
Indiquez la valeur 0 si vous comptez désactiver les comptes manuellement.
Anonymisation
Tout comme pour la désactivation, vous pouvez anonymiser automatiquement les comptes d’utilisateurs désactivés après une période déterminée. Dans l’exemple ci-dessus, les informations personnelles d’un utilisateur seraient anonymisées trois mois après la désactivation de son compte. Vous pouvez indiquer la valeur 0 pour désactiver l’anonymisation.
Lorsqu’un utilisateur est anonymisé, les champs suivants le concernant sont définitivement remplacés :
- Prénom
- Nom
- Compte
- Note -> la valeur est effacée
Toutes les données historiques sont également anonymisées, ce qui rend impossible d’identifier l’utilisateur qui a effectivement effectué les modifications ou les transactions dans le système.
Les données personnelles d’un utilisateur anonymisé ne peuvent pas être récupérées ; veuillez donc faire preuve de prudence lors de la mise en œuvre de cette fonctionnalité afin d’éviter toute perte d’informations importantes dans votre environnement.
Voici un exemple de données utilisateur anonymisées dans l’application.
Suppression
La dernière option consiste à supprimer définitivement le profil de l’utilisateur de votre environnement. La durée sélectionnée est calculée à partir de la date de désactivation de l’utilisateur. Les utilisateurs supprimés n’apparaîtront plus dans l’application, et toute trace de leur présence sera définitivement effacée de l’environnement. Vous pouvez saisir la valeur 0 pour désactiver la suppression.
Il convient également de noter que les transactions effectuées par l’utilisateur deviendront orphelines, mais qu’elles conserveront néanmoins les informations non personnelles telles que les actifs, les dates et les lieux à des fins d’historique.
Les utilisateurs supprimés ne peuvent pas être restaurés ; veuillez donc faire preuve de prudence lors de la configuration des politiques de conservation des données.
Il est essentiel pour toute organisation de trouver un équilibre entre le suivi historique des actifs et le respect des normes modernes en matière de protection de la vie privée. En tirant parti de ces protocoles automatisés de désactivation, d’anonymisation et de suppression, vous pouvez naviguer en toute confiance dans les méandres des réglementations mondiales sur les données tout en garantissant la propreté et la sécurité de vos registres d’inventaire.
Si vous avez des questions spécifiques concernant la configuration de ces politiques de conservation afin de les adapter à votre gouvernance interne, ou si vous avez besoin d’aide pour les paramètres de conformité régionaux, notre équipe est là pour vous aider. Pour plus d’informations ou pour une présentation personnalisée de ces fonctionnalités, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse [email protected].