Bienvenue sur le guide d’utilisation du module de comptabilité !
Cet article a pour objectif de vous accompagner dans la prise en main de ce module. Vous découvrirez comment configurer et générer vos factures et vos paiements.
ℹ️ Avant de commencer
Avant de débuter la configuration du module, voici quelques informations à savoir :
- Le module de comptabilité est disponible avec le plan d’abonnement Château ;
- Le module peut être activé à partir des Réglages › Modules ;
- Hector ne traite pas les transactions. Il permet plutôt de les enregistrer pour un meilleur suivi et une meilleure gestion.
📃 Factures
● Réglages
📍 Les configurations de factures sont disponibles à partir des Réglages › Comptabilité › Factures.
Configuration
1. Préfixe : Si un préfixe est inscrit, celui-ci s’affichera devant chaque numéro de facture généré automatiquement par Hector.
2. Émetteur de facture : Permet de choisir si les factures seront émises au nom de votre organisation (option Instance) ou au nom d’un magasin spécifique (option Magasins). Il est également possible de cocher les deux options dans les réglages. Cela vous permettra de choisir entre l’une ou l’autre de ces options lors de la création d’une facture.
3. Émetteur de facture par défaut : Si vous avez coché Instance ET Magasins dans la configuration Émetteur de facture, cette option vous permet de préciser laquelle sera sélectionnée par défaut lors de la création d’une facture.
4. Entité facturée : Permet de choisir si les factures seront facturées aux utilisateurs (option Utilisateurs) ou aux clients (option Clients). Il est également possible de cocher les deux options dans les réglages. Cela vous permettra de choisir entre l’une ou l’autre de ces options lors de la création d’une facture.
5. Entité facturée par défaut : Si vous avez coché Utilisateurs ET Clients dans la configuration Entité facturée, cette option vous permet de préciser laquelle sera sélectionnée par défaut lors de la création d’une facture.
6. Conditions de paiement : Permet de créer et personnaliser des conditions de paiement. La date d’expiration de chaque facture sera calculée automatiquement en fonction de la condition de paiement sélectionnée.
Affichage
Cette section vous permet de personnaliser l’affichage de la grille des factures, qui est disponible à partir du menu latéral d’Hector sous le module Comptabilité.
Formulaires
Les formulaires de factures sont entièrement personnalisables. En savoir plus.
● Génération d’une facture
Vous trouverez ci-dessous les différentes options disponibles pour générer une facture :
À partir de zéro
Il est possible de créer une nouvelle facture de zéro. Voici trois façons pour y arriver :
1. Menu horizontal
2. Menu latéral
3. Grille des factures
À partir d’une fiche utilisateur
Il est possible de créer une facture à partir d’un utilisateur. En procédant ainsi, le champ ci-dessous sera automatiquement rempli dans le formulaire de facture :
- Facturé à : Utilisateur à partir duquel la facture a été générée
À partir d’une fiche client
Il est possible de créer une facture à partir d’un client. En procédant ainsi, le champ ci-dessous sera automatiquement rempli dans le formulaire de facture :
- Facturé à : Client à partir duquel la facture a été générée
À partir d’un prêt
Il est possible de créer une facture à partir d’un prêt. En procédant ainsi, les champs ci-dessous seront automatiquement rempli dans le formulaire de facture :
- Émetteur : Magasin associé au prêt
- Facturé à : Demandeur associé au prêt
- Lignes : Tous les actifs associés au prêt
💡 Vous ne souhaitez pas que tous les actifs associés à un prêt soient ajoutés dans votre facture? Vous pouvez choisir les actifs d’un prêt qui seront facturés en passant par la fiche du prêt.
À partir d’une pénalité de prêt
Il est possible de créer une facture à partir d’une pénalité afin de facturer un retard, un bris d’équipement ou même un vol. En procédant ainsi, les champs ci-dessous seront automatiquement rempli dans le formulaire de facture :
- Émetteur : Magasin associé au prêt
- Facturé à : Demandeur associé au prêt
- Lignes : La pénalité associée au prêt (ainsi que son montant)
Option 1
Option 2
Il est possible de créer une facture pour une pénalité en passant par la grille des pénalités du magasin de prêts concerné :
💳 Paiements
● Réglages
📍 Les configurations de paiements sont disponibles à partir des Réglages › Comptabilité › Paiements.
Configuration
1. Préfixe : Si un préfixe est inscrit, celui-ci s’affichera devant chaque numéro de paiement généré automatiquement par Hector.
2. Entité payeur : Permet de choisir si les paiements sont effectués par des utilisateurs (option Utilisateurs) ou par des clients (option Clients). Il est également possible de cocher les deux options dans les réglages. Cela vous permettra de choisir entre l’une ou l’autre de ces options lors de la création d’un paiement.
3. Entité payeur par défaut : Si vous avez coché Utilisateurs ET Clients dans la configuration Entité payeur, cette option vous permet de préciser laquelle sera sélectionnée par défaut lors de la création d’un paiement.
4. Modes de paiement : Permet de créer et personnaliser des modes de paiement.
Affichage
Cette section vous permet de personnaliser l’affichage de la grille des paiements, qui est disponible à partir du menu latéral d’Hector sous le module Comptabilité.
Formulaires
Les formulaires de paiements sont entièrement personnalisables. En savoir plus.
● Enregistrement d’un paiement
Vous trouverez ci-dessous les différentes options disponibles pour enregistrer un paiement :
À partir de zéro
Il est possible de créer un nouveau paiement de zéro. Voici trois façons pour y arriver :
1. Menu horizontal
2. Menu latéral
3. Grille des paiements
À partir d’une fiche utilisateur
Il est possible de générer un paiement à partir d’un utilisateur. En procédant ainsi, le champ ci-dessous sera automatiquement rempli dans le formulaire de paiement :
- Payeur : Utilisateur à partir duquel le paiement a été généré
À partir d’une fiche client
Il est possible de générer un paiement à partir d’un client. En procédant ainsi, le champ ci-dessous sera automatiquement rempli dans le formulaire de paiement :
- Payeur : Client à partir duquel le paiement a été généré
À partir d’une facture
Il est possible d’enregistrer un paiement à partir d’une facture. Voici deux façons pour y arriver :
1. À partir du formulaire de création de facture
2. Par la grille des factures (disponible pour les factures à l’état Envoyé)
À partir d’une pénalité de prêt
Il est possible d’enregistrer un paiement pour une pénalité en passant par la grille des pénalités du magasin de prêts concerné :
📈 Rapports
Plusieurs rapports de facture et de paiement sont disponibles à partir du module Rapports › Comptabilité.
📖 Suggestion de lecture : Guide sur l’abonnement aux rapports
Voilà, c’est ce qui complète cet article sur le module de comptabilité! Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir de l’accompagnement personnalisé, n’hésitez pas à contacter notre équipe des ventes à sales@hectorassetmanager.com ou votre chargé de compte.