Configurer votre inventaire pendant votre période d’essai de 14 jours

Public visé : nouveaux utilisateurs en essai gratuit de 14 jours, administrateurs qui évaluent Hector
Objectif : terminer l’essai avec un inventaire fiable, configuré autour de vos véritables problèmes
Articles complémentaires : guide d’utilisation du module Bons de travail, configuration des appareils Zebra, articles propres à chaque intégration

1. Comment utiliser cet article

Hector n’est pas un outil à usage unique. Il gère de l’inventaire physique, mais la raison pour laquelle les organisations l’adoptent varie énormément : une entreprise ne retrouve plus son équipement, une autre perd de l’argent en achats d’urgence, une troisième doit prouver sa conformité de licences logicielles lors d’un audit.

Quatorze jours suffisent pour prouver que Hector règle votre problème. C’est insuffisant pour configurer tous les modules. Cet article est donc conçu comme un diagnostic, et non comme une liste linéaire :

§2 — Répondez aux questions de découverte. Dix questions sur votre organisation. Vos réponses déterminent les parcours de configuration dont vous avez besoin.
§3 — Faites la configuration de base. Tout le monde passe par là. Comptez de 2 à 4 heures ; rien d’autre ne fonctionne sans cette étape.
§4 à §12 — Ne faites que les parcours retenus par vos réponses. Chaque parcours est autonome et précise quoi configurer, où, et ce que l’application mobile y apporte.
§13 — Configurez l’application mobile. Presque chaque parcours a une composante mobile. Ne sautez pas cette étape.
§14 — Suivez le calendrier de 14 jours si vous voulez un plan jour par jour.
§15 — Passez la liste de validation avant la fin de votre essai.

Deux choses à savoir avant de commencer.

Aucun de vos choix n’est définitif. Les modules, le vocabulaire, les catégories, les attributs et les notifications peuvent tous être modifiés plus tard. L’assistant de démarrage le dit explicitement : « Ne vous inquiétez pas, les choix ci-dessous pourront être modifiés ou annulés. » Ne bloquez pas sur une décision.

Votre essai peut être prérempli. L’assistant de démarrage vous propose de générer un inventaire fictif : « Souhaitez-vous que l’application vous génère un inventaire fictif ? » Dites oui si vous voulez explorer un système déjà rempli ; dites non si vous prévoyez d’importer vos vraies données dès le premier jour. Vous pouvez faire les deux : générer des données d’exemple pour apprendre, puis les effacer et importer pour de vrai.

2. Questions de découverte — qu’essayez-vous vraiment de régler ?

Répondez à chaque question ci-dessous. Chaque Oui mène à un ou plusieurs parcours des §4 à §12. Si vous répondez Oui à plus de quatre questions, établissez une priorité : choisissez les deux problèmes qui vous coûtent le plus cher ce mois-ci et prouvez ceux-là d’abord.

#	Question	Si oui, lisez
Q1	Découvrez-vous régulièrement que le stock sur la tablette ne correspond pas à vos registres ?	Parcours A — Exactitude des stocks et décomptes (§4)
Q2	Manquez-vous de consommables, ou commandez-vous en trop parce que personne ne sait ce qui est déjà en stock ?	Parcours B — Réapprovisionnement min/max (§5)
Q3	Vos achats sont-ils informels — courriels, fichiers Excel, aucune trace de ce qui a été commandé ou reçu ?	Parcours C — Achats et réquisitions (§6)
Q4	Avez-vous du mal à répondre à « qui a ce portable, cette perceuse, ce véhicule en ce moment ? »	Parcours D — Qui a quoi (§7)
Q5	Vos gens évitent-ils de mettre les registres à jour parce que le processus est trop lent ou trop manuel ?	Parcours E — Automatiser les transactions d’inventaire (§8)
Q6	Devez-vous prouver ou planifier l’entretien, les inspections ou la calibration d’équipements ?	Parcours F — Entretien (§9)
Q7	Prêtez-vous de l’équipement ou réservez-vous des salles, avec des dates de retour ?	Parcours G — Prêts et réservations (§10)
Q8	Vos données d’inventaire existent-elles déjà dans d’autres systèmes (MDM, ITSM, RH, réseau, annuaire) ?	Parcours H — Intégrations et vue consolidée (§11)
Q9	Vos gens ont-ils besoin de savoir avant de se déplacer si un article est disponible ?	Parcours I — Disponibilité : en stock ou non (§12)
Q10	Les personnes qui font le travail physique seront-elles dans un entrepôt, sur un chantier ou dans un corridor — et non à un bureau ?	§13 — Application mobile (obligatoire, pas un parcours)

2.1 Questions complémentaires qui changent votre configuration

Ces questions précisent la configuration. Répondez-y avant le §3.

Question	Pourquoi c’est important	Où la réponse s’applique
Votre inventaire se suit-il à l’unité ou au lot ? Suivez-vous ce portable précis avec son numéro de série, ou 47 boîtes de gants ?	C’est la décision de configuration la plus lourde de conséquences dans Hector. Elle se définit par catégorie et change tout le comportement de chaque actif de cette catégorie.	Création des catégories (§3.4)
Dans combien d’emplacements physiques entreposez-vous ? Une seule salle, ou douze sites ?	Détermine combien de magasins vous devez créer, et si vous avez besoin de tablettes à l’intérieur.	Magasins (§3.3)
Devez-vous savoir où, à l’intérieur d’un emplacement, se trouve un article ? Allée, tablette, bac ?	Active les tablettes sur un magasin.	Magasins (§3.3)
Quelles informations vous manqueraient dans un outil d’inventaire générique ? Voltage, plaque d’immatriculation, code de subvention, numéro de local, classe de danger ?	Devient des attributs (champs personnalisés).	Attributs (§3.6)
Qui a le droit de voir et de faire quoi ? Un technicien peut-il déplacer n’importe quel actif, ou seulement ceux de son bâtiment ?	Devient des rôles et permissions, et l’affectation du personnel de magasin.	Utilisateurs et rôles (§3.7)
Votre inventaire est-il déjà dans un fichier Excel ?	Détermine si vous importez (rapide) ou si vous saisissez les fiches à la main (lent).	Import de données (§3.8)
Votre organisation utilise-t-elle d’autres mots que ceux par défaut ? Site au lieu de magasin, modèle au lieu d’item, projet au lieu d’endroit ?	Les noms de base de Hector sont renommables. Renommez-les avant de former qui que ce soit, pour que les captures d’écran et les habitudes concordent.	Vocabulaire (§3.2)

3. Configuration de base — tout le monde passe par là

Rien des §4 à §12 ne fonctionne avant que ceci soit fait. Prévoyez de 2 à 4 heures, ou un après-midi avec un fichier Excel prêt à importer.

3.1 Comprendre le modèle d’inventaire à quatre niveaux

Hector organise les choses physiques en quatre niveaux. Ce n’est pas une structure optionnelle : c’est la façon dont le produit raisonne, et mal la comprendre est la cause la plus fréquente d’un essai frustrant.

MAGASIN          Où les choses sont physiquement entreposées
   │             (renommable : site, entrepôt, bâtiment, réserve, établissement…)
   │             éventuellement subdivisé en TABLETTES (étagères, allées, bacs)
   │
CATÉGORIE        De quel genre de chose il s'agit  →  Véhicules, Ordinateurs, Outils, Gants
   │             Décide : suivi à l'unité, suivi au lot, ou kit
   │
ITEM             Le fabricant, le modèle, la description précis  →  « Dell Latitude 5540 »
   │             (renommable : modèle, article, référence, sous-catégorie)
   │             Porte les valeurs par défaut : prix, durée de vie, fréquence d'entretien, garantie
   │
ACTIF            La chose réelle que vous pouvez prendre, attribuer, prêter, entretenir, déplacer
                 Hérite de ses valeurs par défaut de son item

Pourquoi le niveau Item existe. Vous définissez le prix, la durée de vie, la garantie et la fréquence d’entretien une seule fois sur l’item, et chaque actif créé à partir de cet item en hérite. Sans les items, vous ressaisiriez les mêmes données sur chaque actif. C’est l’explication de Hector lui-même :

Les items contiennent des détails tels que le fabricant, le modèle, la description, le prix et d’autres informations. Chaque fois que vous souhaitez ajouter un actif en inventaire, vous le ferez à partir d’un item et l’actif créé héritera des propriétés de l’item, comme la fréquence de maintenance par défaut, son prix et sa durée de vie. Cela vous évite d’avoir à spécifier ces informations à chaque fois que vous créez un actif.

Et pour les actifs eux-mêmes :

Les actifs constituent votre inventaire. Tout ce que vous pouvez manipuler, attribuer à des utilisateurs, prêter par le biais d’une réservation, entretenir, déplacer entre des sites, sera représenté par un actif.

Règle pratique : si deux choses ne diffèrent que par leur numéro de série, ce sont deux actifs d’un même item. Si elles diffèrent par le modèle, ce sont deux items. Si elles diffèrent par leur nature, ce sont deux catégories.

3.2 Choisir vos modules et votre vocabulaire

Réglages → Modules. N’activez que ce que vous allez réellement tester. Chaque module ajoute des menus, des permissions et des réglages ; tout activer d’un coup rend l’essai plus difficile, pas plus riche.

Module	Activez-le si	Contient
Inventaire	Toujours — disponible par défaut	Magasins, catégories, items, actifs, gestion des actifs en transit, décomptes d’inventaire, associations, ensembles
Prêt	Q7 = Oui	Réservations, gestion des expéditions de prêt, portail de réservation autonome
Opérations	Q2, Q3 ou Q6 = Oui	Bons de réquisition, bons de commande, bons de transfert, bons de travail
Logiciels	Vous avez besoin de conformité de licences	Logiciels, achats, licences, dates de renouvellement, attribution à des utilisateurs, appareils ou endroits
Comptabilité	Vous facturerez des travaux ou des locations	Factures, paiements
Taux de location	Vous facturez le temps d’utilisation d’équipement	Matrices de taux horaires, journaliers, hebdomadaires, mensuels

Les descriptions de modules de Hector lui-même :

Inventaire — « Le module d’inventaire comprend des magasins, des catégories, des items et des actifs. Une gestion efficace des stocks permet aux organisations d’éviter le surstockage, qui immobilise le capital et augmente les coûts de stockage, et le sous-stockage, qui peut conduire à l’insatisfaction. »
Prêt — « Ce module vous permet d’effectuer des réservations d’équipement et de salles. Vous pouvez également offrir un portail en ligne pour la réservation autonome. »
Opérations — « Les utilisateurs peuvent faire des demandes internes, vous pouvez acheter auprès de vos fournisseurs, transférer des stocks entre les différents magasins et gérer le travail à assigner aux équipes. »
Logiciels — « Gérez vos achats, votre nombre de licences, les dates de renouvellement à venir, ainsi que l’attribution de licences à des utilisateurs, des appareils ou des endroits. »

Renommez ensuite les noms. Les entités de base de Hector portent des libellés configurables. Magasin, item, endroit, espace et tablette sont tous renommables, et l’application mobile reprend les mêmes libellés — par exemple l’action mobile Créer un endroit s’affiche comme Créer un bâtiment, Créer un site, Créer un local, Créer un projet, Créer un véhicule, Créer un patient, et une vingtaine d’autres variantes selon le libellé choisi.

Renommez avant de former qui que ce soit. Une équipe d’entrepôt qui a appris « site » n’appréciera pas qu’on lui dise que le bouton indique « magasin ».

3.3 Créer vos magasins (et vos tablettes au besoin)

Inventaire → Magasins → Nouveau.

Un magasin est un emplacement d’entreposage physique. Hector les décrit ainsi : « Ce sont les emplacements physiques où vous stockez les actifs. »

Créez-en un par emplacement réel où vous entreposez des choses. Ne créez pas un magasin par tablette — c’est précisément à ça que servent les tablettes.

Les tablettes (renommables : étagère, allée, bac, zone, section, emplacement) subdivisent un magasin. Activez-les sur le magasin quand le « où dans la salle » compte. L’infobulle de Hector : « Les tablettes permettent une segmentation pour vous donner une meilleure idée de l’endroit où trouver physiquement votre inventaire. » L’assistant de démarrage ajoute : « Les magasins peuvent avoir des tablettes, afin de mieux identifier où se trouve l’actif. »

Activez les tablettes si Q1 = Oui (compter une grande salle sans structure au niveau des tablettes est lent et source d’erreurs) ou si l’exactitude de la préparation compte. Ignorez-les si vous avez une seule petite salle d’entreposage.

Personnel de magasin. Désignez les utilisateurs responsables de chaque magasin. Cela alimente le filtrage des permissions dans les min/max, les décomptes et les listes — un utilisateur ne voit que le stock dont il est responsable.

3.4 Créer vos catégories — et décider : à l’unité ou au lot

Inventaire → Catégories → Nouveau.

Hector décrit les catégories ainsi : « Les catégories regroupent les actifs en fonction de leurs caractéristiques communes. Les véhicules, les ordinateurs, les outils, les téléphones, les appareils photo, les tables, les chaises, les moniteurs, etc. sont autant d’exemples de catégories. »

Chaque catégorie répond à la question que Hector pose directement sur le formulaire de saisie d’actif : « Est-ce géré à l’unité ou en lot ? »

Type de catégorie	À choisir quand	Ce que Hector fait
À l’unité (numéro d’actif)	Chaque article est identifiable et suivi individuellement : portables, véhicules, outils électriques, radios, instruments	Une fiche d’actif par article physique, chacune avec son numéro d’actif, son historique, sa date d’entretien, son attributaire. Compter deux fois le même numéro d’actif est signalé comme une erreur.
En lot (taille du lot)	Les articles sont interchangeables et comptés en quantité : gants, câble, vis, papier, réactifs	Une fiche d’actif porte une quantité. Les quantités s’ajoutent, se divisent, se consomment et se déplacent. Le réapprovisionnement min/max est conçu pour ce cas.
Kit	Un article parent composé de composants suivis : un kit de caméra, un coffre d’outils, une station de premiers soins	Actif parent avec des actifs composants. Hector suit les kits incomplets et peut permettre de décomposer les kits pour que les composants se déplacent indépendamment.

Faites le bon choix du premier coup. Changer la méthode d’une catégorie plus tard est possible mais perturbant — Hector envoie une notification dédiée de changement de méthode de catégorie à cause des conséquences. En cas de doute : identifiable individuellement et qui vaut la peine d’être retrouvé → à l’unité. Acheté en boîtes et personne ne se soucie de savoir laquelle → en lot.

3.5 Créer vos items

Inventaire → Items → Nouveau.

Remplissez les champs qui vous feront gagner du temps plus tard :

Champ	Alimente
Fabricant / Modèle / Description	Recherche, catalogues, rapports, étiquettes
Prix	Valeur de l’actif, valorisation de l’inventaire, écart de décompte en dollars
Durée de vie	Rapports d’obsolescence et onglet Durée de vie de la liste des actifs
Garantie	Suivi de garantie et onglet Garantie de la liste des actifs
Fréquence d’entretien	La date du prochain entretien sur chaque actif créé à partir de cet item (parcours F)
Taille du lot par défaut	La quantité initiale d’un nouvel actif en lot
Fournisseur / N° de pièce fournisseur	Création des lignes de bon de commande (parcours C)
Tablette par défaut	Où ranger le nouveau stock de cet item

Les items portent aussi les quantités min/max, les règles de prêt et le comportement de consommation — traités dans les parcours qui en ont besoin.

3.6 Ajouter vos attributs (champs personnalisés)

Réglages → Attributs.

Hector : « Les attributs vous permettent de collecter des informations spécifiques aux besoins de votre organisation, à ses flux de travail ou à ses exigences en matière de rapports… En ajoutant des attributs, vous pouvez structurer les données plus efficacement. »

Types d’attributs disponibles : texte, nombre, décimal, date, laps de temps, case à cocher, liste, ainsi que des types sélecteur de fiche qui pointent vers une autre fiche Hector — magasin, catégorie, item, actif, utilisateur, endroit, client, fournisseur, contact, espace, tablette, étiquette, département.

Conseil pratique pour un essai de 14 jours : ajoutez les trois à cinq attributs qui vous manqueraient s’ils disparaissaient. Pas trente. Les attributs sont cherchables, filtrables, exploitables en rapport et disponibles dans l’application mobile ; un petit ensemble bien choisi démontre mieux la capacité qu’un ensemble exhaustif.

À propos des numéros de série. Un attribut N° de série est automatiquement associé à chaque nouvelle catégorie gérée à l’unité. Vous n’avez pas à le créer.

3.7 Configurer les utilisateurs, les rôles et les permissions

Ressources → Utilisateurs, puis Réglages → Rôles.

Hector : « Les utilisateurs ne voient et ne modifient que ce à quoi ils sont autorisés. En compartimentant l’accès, l’impact d’un compte compromis ou d’une action malveillante est minimisé. »

Hector fournit des rôles par défaut. Pour un essai, ne concevez pas un schéma de permissions à partir de zéro :

Passez en revue les rôles par défaut (Réglages → Rôles).
Invitez trois vraies personnes qui représentent vos trois vrais profils — typiquement un administrateur, un utilisateur d’entrepôt ou technicien, et un demandeur ou emprunteur ordinaire.
Donnez à chacun le rôle par défaut correspondant, et laissez-les utiliser le système.

Cela produit une bien meilleure rétroaction d’essai qu’une matrice de permissions parfaite que personne n’a testée.

Si vous avez un fournisseur d’identité, vous pouvez éviter complètement la création manuelle d’utilisateurs — voyez le parcours H (§11) pour la synchronisation via Microsoft Entra (Azure), Google Workspace, Active Directory, OneLogin, SAML ou SCIM.

3.8 Importer vos données

Réglages → Import de données.

Hector : « Au lieu de saisir manuellement chaque enregistrement dans le système, vous pouvez remplir les modèles fournis avec des données en vrac, telles que les catégories, les fournisseurs, les modèles, les quantités et les prix, en une seule opération. Ce processus permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire la probabilité d’erreurs liées à la saisie manuelle. »

Des modèles Excel sont fournis pour : actifs, attributs, catégories, clients, prêts, composants d’item, endroits, bons de commande, logiciels, bons de transfert, utilisateurs, fournisseurs.

L’ordre d’import compte. Les dépendances vont du haut vers le bas :

1. Attributs           (pour que les colonnes d'actifs aient une destination)
2. Catégories          (avec la décision à l'unité / au lot déjà prise)
3. Fournisseurs        (pour que les items puissent y faire référence)
4. Endroits / Utilisateurs  (pour que les actifs puissent être attribués à l'import)
5. Actifs              (crée les items au passage s'ils n'existent pas)

Stratégie d’essai : importez une tranche représentative, pas tout. De 200 à 500 actifs couvrant vos trois catégories les plus différentes feront ressortir tous les problèmes de configuration que votre catalogue complet de 40 000 lignes révélerait, et s’importent en quelques secondes au lieu d’exiger une semaine de nettoyage de données. Importez l’ensemble complet une fois la configuration validée.

Les imports sont réversibles — un import peut être annulé si le résultat n’est pas le bon.

3.9 Numéros d’actif et étiquettes

Réglages → Général (préfixe et génération automatique des numéros d’actif), Réglages → Étiquettes (gabarits d’étiquettes), Outils → Créer une étiquette (impression).

Hector : « L’utilisation de codes-barres et de codes QR permet d’améliorer considérablement la précision de votre inventaire en éliminant les erreurs de saisie manuelle des données. Notre application peut vous aider à générer des étiquettes pour chaque actif de votre inventaire. En scannant les étiquettes, les contrôles d’inventaire et la localisation des actifs sont beaucoup plus rapides. Les codes-barres et les codes QR sont également peu coûteux et faciles à mettre en œuvre et ne nécessitent qu’un investissement minimal en matériel. »

Étapes de configuration :

Définissez votre préfixe de numéro d’actif (5 caractères maximum, sans espaces). Les jetons {{Year}}, {{Month}} et {{Day}} sont acceptés si vous voulez intégrer des dates aux numéros.
Activez la génération automatique des numéros d’actif, sauf si vous avez déjà un système de numérotation à préserver.
Concevez une étiquette dans Réglages → Étiquettes. Les étiquettes peuvent porter le numéro d’actif en code-barres ou en code QR, le fabricant et le modèle, un logo, une zone de texte personnalisée et une image personnalisée. Des gabarits de feuilles Avery sont offerts comme préréglages.
Imprimez une feuille d’essai et scannez-la avec votre téléphone avant d’imprimer 500 étiquettes. Cette seule vérification détecte presque tous les problèmes d’échelle de code-barres.

Cette étape n’est pas optionnelle si Q1, Q5, Q9 ou Q10 = Oui. Tout ce qui est rapide dans Hector commence par un balayage.

3.10 Passer vos notifications en revue

Réglages → Notifications.

Hector : « Les notifications serviront de rappels, d’alertes ou de mises à jour au moment opportun, afin que les utilisateurs ne manquent aucune information essentielle, comme les échéances, l’entretien, les renouvellements ou d’autres événements. »

Hector fournit des notifications par défaut. Pendant l’essai, ouvrez la liste et désactivez tout ce qui ne doit pas envoyer de courriels à vos collègues, puis vérifiez que les deux ou trois qui comptent pour votre cas arrivent bel et bien. Un essai qui inonde une équipe est un essai qui finit tôt.

4. Parcours A — Exactitude des stocks et décomptes

Vous êtes ici parce que : le stock sur la tablette ne correspond pas à vos registres (Q1 = Oui).

4.1 Ce que Hector vous donne

Un décompte d’inventaire est un rapprochement structuré et vérifiable : Hector génère la liste attendue, votre équipe parcourt le plancher en scannant ce qu’elle trouve, et Hector rapporte l’écart et vous permet d’ajuster.

Un décompte cyclique est le même mécanisme sur une récurrence — un décompte qui se régénère tous les N jours pour vérifier continuellement une tranche de l’inventaire, au lieu de tout arrêter une fois par année pour un décompte complet.

4.2 Configurer les décomptes

Réglages → Décomptes. Les réglages qui changent le comportement d’un décompte :

Réglage	Ce qu’il fait	Recommandation d’essai
Décompte à l’aveugle	Cache les quantités attendues au compteur	Activé — un compteur qui voit le nombre attendu tend à le confirmer plutôt qu’à compter
Exiger une approbation / Approbateurs	Bloque le décompte derrière une approbation avant l’ajustement	Activé si vos finances l’exigent ; désactivé pour un premier test
Sauter la phase d’ajustement	Applique les résultats sans revue d’ajustement distincte	Désactivé — voyez l’écart avant de vous y engager
Signatures électroniques (fin de décompte / fin d’ajustement)	Capte une signature avec un message personnalisé	Activé s’il vous faut une preuve vérifiable
Inclure les prêts	Inclut les actifs actuellement prêtés	Activé si les articles empruntés doivent être rapprochés
Inclure les nouveaux actifs	Récupère les actifs créés après le début du décompte	Activé
Inclure hors magasin	Inclut les actifs qui ne devraient pas être à cet emplacement	Activé — c’est ainsi que vous trouvez le stock égaré
Inclure les composants	Compte les composants de kit individuellement	Activé si vous utilisez des kits
Actions par défaut pour les actifs manquants, partiellement trouvés et en surplus	Ce qui arrive automatiquement à chaque classe d’irrégularité	À définir délibérément ; les valeurs par défaut déterminent le travail manuel qui suit
Permettre le décompte manuel	Permet de saisir une quantité au lieu de scanner	Activé pour les lots, désactivé pour les catégories à l’unité si vous voulez imposer le balayage

4.3 Exécuter le décompte

Décomptes → Décomptes d’inventaire → Nouveau.

Délimitez le décompte — par magasin, tablette, catégorie ou sous-catégorie.
Ajoutez une fréquence si vous voulez en faire un décompte cyclique récurrent.
Assignez-le, puis comptez dans l’application mobile (§13.3). Compter depuis un ordinateur en parcourant un entrepôt annule tout l’intérêt de l’exercice.
Passez en revue le sommaire du décompte : taux de complétion, actifs trouvés et manquants avec leur valeur, quantités en surplus, actifs non reconnus, actifs hors emplacement, actifs en prêt, et écart d’inventaire en quantité et en dollars.
Ajustez, signez, fermez.

4.4 Ce qui prouve le point pendant l’essai

Faites un vrai décompte d’une vraie tablette. Comparez l’écart à ce que vous croyiez y trouver. Le nombre d’irrégularités que Hector fait ressortir sur une seule tablette est habituellement le résultat le plus convaincant de tout l’essai.

4.5 Apport du mobile

Le décompte est une activité d’abord mobile dans Hector. L’expérience mobile comprend une séparation en onglets À trouver / Trouvés, des filtres par catégorie, sous-catégorie et tablette, le balayage par caméra ou par gâchette matérielle, la validation des composants de kit, la modification des informations d’un actif pendant le décompte, une piste des actifs récemment traités pour détecter les doubles balayages, et un sommaire de complétion avec la ventilation des irrégularités.

5. Parcours B — Réapprovisionnement min/max

Vous êtes ici parce que : vous manquez de consommables, ou vous commandez en trop (Q2 = Oui).

5.1 Comment fonctionne le min/max dans Hector

Vous définissez une quantité minimale et, facultativement, maximale pour un item (ou une catégorie entière) à un emplacement précis. Hector compare ensuite ce seuil à la réalité en continu et vous dit quoi commander.

Ce que Hector calcule pour vous, par ligne :

Colonne	Signification
Qté min	Le plancher que vous avez configuré
Qté max	Le plafond que vous avez configuré (facultatif)
En stock	La quantité réellement disponible à cet emplacement en ce moment
En commande	La quantité déjà sur des lignes de bon de commande ouvertes (nouveau, envoyé, partiellement reçu)
Demandé	La quantité déjà réclamée par des bons de réquisition et de transfert ouverts
Manquant	`(Max ou Min) + Demandé − En stock − En commande` — la quantité qu’il vous faut réellement acheter

Cette formule de Manquant est la plus importante : Hector ne vous dit pas de recommander quelque chose qui est déjà sur un bon de commande, et il tient compte de la demande que les réquisitions ont déjà créée sur votre stock.

La cellule En stock est colorée selon la profondeur sous le minimum — ambre à 25 % ou plus de votre minimum, orange en dessous, et rouge à zéro.

5.2 Le configurer

Le min/max se définit dans l’onglet Qtés Min/Max, qui apparaît à trois endroits :

Inventaire → Items → (un item) → Qtés Min/Max — seuils d’un item à travers les emplacements
Inventaire → Catégories → (une catégorie) → Qtés Min/Max — seuils pour une catégorie entière
Inventaire → Magasins → (un magasin) → Qtés Min/Max — tout ce qui est stocké à un emplacement

Un seuil cible l’une de quatre destinations : un magasin, une ville (tous les magasins de cette ville, agrégés), un endroit ou un utilisateur. La cible « utilisateur » est la façon d’approvisionner la camionnette d’un technicien ou le coffre d’un ingénieur de terrain.

Par où commencer : choisissez vos dix consommables qui tournent le plus vite et définissez un minimum sur chacun, à votre magasin principal. Dix lignes suffisent à démontrer toute la boucle.

5.3 Fermer la boucle — de la pénurie au bon de commande

C’est la partie qui vaut la peine d’être testée, parce que c’est là que le min/max cesse d’être un rapport pour devenir une action :

Ouvrez Inventaire → Items → Qtés Min/Max (la vue liste).
Triez ou filtrez pour isoler les lignes sous le minimum.
Sélectionnez les lignes voulues et cliquez sur Créer un bon de commande.
Hector ouvre un nouveau bon de commande avec une ligne par pénurie, préremplie de la quantité manquante, et présélectionne le fournisseur qui approvisionne la majorité des items sélectionnés.
Révisez, soumettez, envoyez.

La même chose fonctionne depuis l’onglet Qtés Min/Max d’un magasin, limité à cet emplacement.

Nécessite le module Opérations. Hector présente le lien ainsi : « Les demandes créent une demande pour les actifs, ce qui permet de planifier le réapprovisionnement de votre inventaire par le biais de niveaux minimum/maximum. »

5.4 Rapports

Deux rapports intégrés existent précisément pour ça : items sous la quantité et catégories sous la quantité. Abonnez-vous à l’un d’eux selon un horaire pour que la liste des pénuries arrive par courriel au lieu d’attendre que quelqu’un pense à la consulter.

5.5 Apport du mobile

L’écran d’accueil mobile affiche une tuile « À réapprovisionner » avec le nombre d’items à réapprovisionner ; en la touchant, on obtient la liste. Un responsable de magasin voit les pénuries sur son téléphone comme une tuile de notification, et non comme un rapport qu’il doit penser à ouvrir — et il peut créer la réquisition ou le bon de commande depuis le même appareil.

6. Parcours C — Achats et réquisitions

Vous êtes ici parce que : les achats sont informels, ou les demandes ne sont pas suivies (Q3 = Oui).

6.1 Les deux types de bons, et celui qu’il vous faut

	Bon de réquisition	Bon de commande
Qui l’amorce	Tout utilisateur interne autorisé	Les achats ou le magasin
Ce que ça signifie	« J’ai besoin de ceci » — demande interne	« Nous achetons ceci » — engagement externe envers un fournisseur
Comblé par	Le stock existant, ou escalade vers un bon de commande	Une livraison de fournisseur
Activez-le si	Votre personnel demande de l’équipement et quelqu’un approuve	Vous commandez chez des fournisseurs et devez suivre ce qui arrive

Hector sur les réquisitions : « Les demandes peuvent être effectuées dans l’application par les utilisateurs, examinées, approuvées et exécutées par les équipes appropriées, ce qui permet d’éviter les erreurs et les fautes inutiles. Des limites peuvent être fixées pour éviter la surallocation. »

Hector sur les bons de commande : « Ils permettent de suivre les commandes entrantes, ce qui garantit un réapprovisionnement en temps voulu et évite les achats excessifs ou les ruptures de stock. »

La plupart des organisations finissent par utiliser les deux : les réquisitions captent la demande, et la demande impossible à combler se transforme en bon de commande. Hector les lie — un bon de réquisition peut être complété par un bon de commande, et le demandeur en est avisé.

6.2 Configurer

Réglages → Modules → Opérations — activez les bons de réquisition et/ou de commande.
Réglages → Opérations → Bon de commande et → Bon de réquisition — exigences d’approbation, groupes d’approbateurs, gabarits de formulaire, comportement du catalogue, notifications, limites par utilisateur.
Ressources → Fournisseurs — créez les fournisseurs chez qui vous achetez, avec contacts et adresses.
Inventaire → Items — définissez le Fournisseur et le N° de pièce fournisseur sur chaque item que vous achetez. Sans ces champs, les lignes de bon de commande ne peuvent pas être préremplies et le fournisseur ne peut pas être déduit.

6.3 Le catalogue

Les deux types de bons peuvent être bâtis à partir d’un catalogue — une liste navigable, filtrable et scannable des items que vos utilisateurs sont autorisés à demander. Configurez les champs affichés et si les utilisateurs choisissent dans le catalogue ou scannent. Un catalogue bien configuré fait la différence entre « les utilisateurs déposent des réquisitions correctes » et « les utilisateurs vous écrivent un courriel à la place ».

Les logiciels peuvent aussi être rendus commandables depuis les catalogues de bons de commande et de réquisition, si vous utilisez le module Logiciels.

6.4 La réception

C’est à la réception d’un bon de commande que l’inventaire est réellement créé. À la réception, vous pouvez :

Recevoir partiellement, et recevoir le reste plus tard (le statut de ligne suit partiellement reçu).
Saisir les numéros de série et les numéros d’actif appariés par ligne, pour que les unités reçues deviennent immédiatement des actifs correctement étiquetés.
Rattacher un item à une ligne qui n’en avait pas.
Ranger le stock reçu directement dans un magasin et une tablette.

6.5 Apport du mobile

L’application mobile couvre toute la boucle d’achat : créer un bon de commande, parcourir ou scanner le catalogue de bons de commande, chercher des bons existants, et recevoir un bon de commande au quai de réception — en scannant les articles à leur descente du camion plutôt qu’en transcrivant un bordereau plus tard.

Les réquisitions sont tout aussi complètes sur mobile : créer une réquisition, parcourir ou scanner le catalogue de réquisition, voir les réquisitions en cours avec un flux de préparation, et modifier ou détailler une réquisition existante. L’écran d’accueil mobile fait aussi ressortir « Réquisitions dues aujourd’hui » et « Bons de commande attendus » comme tuiles de notification.

7. Parcours D — Qui a quoi

Vous êtes ici parce que : vous ne pouvez pas répondre à « qui a ceci en ce moment ? » (Q4 = Oui).

7.1 Les états d’actif — la réponse de Hector à « où est-ce ? »

Chaque actif est toujours dans exactement un état. C’est ce qui rend la question répondable :

État	Signification
En magasin	Sur la tablette, disponible
Chez un utilisateur	Attribué à une personne
À un endroit	Attribué à un emplacement (local, projet, site, véhicule)
Chez un utilisateur + endroit	Attribué à une personne à un emplacement
En transit	En déplacement entre emplacements
Chez un contact / un client / un fournisseur	Sorti chez un tiers (y compris en réparation)
Sur bon de travail	Engagé pour de l’entretien ou du service
Sur bon de transfert	Engagé pour un transfert entre emplacements
Fin de vie / Perdu / Consommé	Plus en service

7.2 Configurer l’attribution

Hector : « Il est important de suivre les mouvements des actifs au sein de votre organisation, car cela permet de s’assurer que les actifs sont toujours comptabilisés et qu’ils peuvent être rapidement localisés, ce qui minimise le temps passé à chercher les articles et réduit le risque de perte ou d’égarement. »

Remplissez les Ressources. Les actifs ne peuvent être attribués qu’à des fiches existantes — créez d’abord vos Utilisateurs, Endroits, Espaces, Clients, Fournisseurs et Contacts. (Les utilisateurs peuvent être synchronisés depuis votre annuaire — voyez le parcours H.)
Décidez quelles destinations sont permises, par rôle. Un technicien pourrait être autorisé à déplacer des actifs vers des utilisateurs et des endroits, mais pas vers des clients.
Déplacez un actif dans chaque sens et regardez le résultat : l’onglet Historique de l’actif consigne qui l’a déplacé, d’où, vers où, et quand.
Configurez les notifications d’attribution pour que la personne qui reçoit un actif reçoive un courriel confirmant ce qu’elle détient maintenant. Hector a des gabarits dédiés pour l’attribution simple et l’attribution en lot.

7.3 Signatures et responsabilisation

Si le vrai problème est la responsabilisation — des gens qui nient avoir de l’équipement — captez une signature à l’attribution. Hector : « L’attribution d’un actif à une personne permet d’établir clairement les responsabilités, ce qui encourage à en prendre soin et à le restituer en temps voulu. »

7.4 Rapports

Le rapport Où répond à « qui a quoi » pour tout votre inventaire sur une seule page. Le rapport Durée d’attribution montre combien de temps les actifs restent sortis — c’est ainsi que vous trouvez le portable attribué « temporairement » depuis trois ans.

Des onglets de la liste des actifs donnent la même vue de façon interactive : En transit, Retour, Brisé, Durée de vie, Garantie, Doublons, Associations, Historique.

7.5 Apport du mobile

Deux fonctions mobiles comptent le plus ici :

L’auto-attribution — un utilisateur scanne un ou plusieurs actifs et se les attribue en une seule opération. Pas de formulaire, pas d’administrateur, pas de délai. C’est la fonction qui rend les données « qui a quoi » exactes, parce que la personne qui prend l’article l’enregistre au moment où elle le prend.
Mon contenu — chaque utilisateur voit Mes actifs et Mes réservations sur son propre téléphone, donc « qu’est-ce que j’ai ? » est en libre-service et ne devient jamais un billet de soutien.

L’application mobile fait aussi ressortir les tuiles « actif en transit », « livraison aujourd’hui » et « actif à retourner dans 30 jours », et permet à tout utilisateur de scanner un actif pour voir instantanément qui le détient.

8. Parcours E — Automatiser les transactions d’inventaire

Vous êtes ici parce que : vos gens évitent de mettre les registres à jour parce que c’est trop lent (Q5 = Oui).

C’est le parcours qui détermine si votre inventaire restera exact après la fin de l’essai. Des données exactes sont un problème de friction, pas de discipline. Réduisez la friction.

8.1 Iris — des actions encodées dans un code scannable

Réglages → Iris.

Iris est le mécanisme d’automatisation des transactions de Hector. Vous définissez un élément Iris qui associe une action à une cible et, facultativement, à une fiche, et Hector produit une étiquette scannable. Quand un utilisateur scanne cette étiquette dans l’application mobile, l’action s’exécute — sans formulaire, sans navigation, sans formation.

Actions Iris disponibles :

Action	Effet
Déplacer vers un magasin	Les actifs scannés sont rangés dans ce magasin
Déplacer vers un utilisateur	Les actifs scannés sont attribués à cet utilisateur
Déplacer vers un endroit	Les actifs scannés sont attribués à cet endroit
Déplacer vers un client, fournisseur ou contact	Les actifs scannés sortent chez ce tiers
Consommer	La quantité scannée est retirée de l’inventaire
Utiliser	Enregistre l’utilisation de l’actif (aucune authentification requise — utilisable par tous)
Nouvel actif depuis un item	Crée un nouvel actif de cet item

Exemple concret. Imprimez une étiquette Iris Déplacer vers magasin → Allée 3 Tablette B et collez-la sur la tablette. Ranger le stock devient : scanner l’étiquette de tablette, scanner les articles, terminé. Imprimez une étiquette Consommer sur un distributeur de gants : prendre des gants décrémente correctement l’inventaire en un seul balayage, ce qui est la seule façon dont le suivi des consommables survit au contact d’un vrai plancher d’atelier.

Les éléments Iris portent des instructions et des notes affichées à l’utilisateur, peuvent être gérés par état (ouvert / fermé), et acceptent des paramètres — une plage de dates, une quantité ou un type de suppression — là où l’action en exige un.

8.2 Lecture des codes GS1

Si votre inventaire arrive avec des codes-barres GS1 (courant en santé, en alimentation, en commerce de détail et dans les chaînes d’approvisionnement réglementées), activez l’intégration GS1. Hector décode le code scanné et remplit le formulaire d’actif à partir de celui-ci — GTIN, numéro de lot, date d’expiration et les autres identifiants d’application que portent vos étiquettes — au lieu d’exiger une saisie manuelle. La lecture ISBN est offerte de la même façon pour les bibliothèques et les inventaires de livres.

8.3 Opérations par lot

Le téléversement par lot (Outils → Téléversement par lot) et les actions en masse sur les listes permettent de déplacer, attribuer, étiqueter ou retirer des centaines d’actifs en une action.
La fusion par lot et la suppression par lot sur la liste des items nettoient les catalogues dupliqués ou obsolètes.
La sélection multiple sur toute liste d’actifs expose le déplacement en lot, le changement de statut en lot et l’impression d’étiquettes en lot.

8.4 Automatisations et notifications

Réglages → Automatisation.

Les automatisations se déclenchent sur un déclencheur et exécutent une action. Un déclencheur est un champ de date ou un changement de champ, avec un délai facultatif (N jours avant ou après la date), et peut être filtré à des utilisateurs, groupes, rôles ou départements précis. L’action envoie un courriel à partir d’un gabarit, avec répétition facultative jusqu’à résolution.

Utilisez-les pour les rappels que vous envoyez actuellement à la main : dates de retour qui approchent, garanties qui expirent, entretiens dus, date de fin d’un endroit, renouvellement de licence.

Réglages → Notifications contient les notifications d’événements standards — approbations, attributions, prêts en retard, approbations de décompte, changements d’état de bons, dates de livraison, limites dépassées, changements de condition.

8.5 API

Tout dans Hector est accessible par son API REST. Si vous avez un outil interne qui sait déjà quelque chose que Hector devrait savoir, l’API est le chemin le plus court — et c’est la même API que celle utilisée par l’application mobile, donc tout ce que l’application peut faire, votre intégration peut le faire.

8.6 Apport du mobile

Le mobile est la surface d’automatisation. Chaque chemin rapide de Hector — Iris, auto-attribution, balayage de décompte, balayage de catalogue, réception, déplacements d’actifs en balayage multiple — est conçu pour un téléphone ou un terminal durci tenu d’une main pendant que l’autre tient l’article. Voyez le §13.

9. Parcours F — Entretien

Vous êtes ici parce que : vous devez planifier ou prouver l’entretien, l’inspection ou la calibration (Q6 = Oui).

9.1 Comment fonctionne l’entretien aujourd’hui

Hector : « L’entretien régulier de vos actifs permet de prévenir l’usure et de garantir qu’ils restent fonctionnels plus longtemps… Des actifs bien entretenus sont moins susceptibles de tomber en panne de manière inattendue. »

Le mécanisme comporte trois parties :

La fréquence d’entretien vit sur l’item. Définissez la fréquence d’entretien (et facultativement la durée moyenne et le coût moyen) sur l’item. Chaque actif créé à partir de cet item en hérite.
La date du prochain entretien vit sur l’actif. Chaque actif porte une date de prochain entretien. Elle est vérifiable — ses modifications sont consignées dans la piste de l’actif.
L’historique vit dans le journal d’entretien. Chaque entretien effectué consigne qui l’a fait (un utilisateur, un fournisseur ou un contact), la date, le type (préventif / correctif), la tâche (nettoyer, inspecter, réparer, remplacer, tester, mesurer, calibrer), la condition résultante de l’actif, le coût, des notes et des documents joints.

Portée. Aujourd’hui, un actif porte une date de prochain entretien, avec la fréquence définie sur son item. Plusieurs plans d’entretien indépendants par actif sont une capacité conçue mais non livrée — ne planifiez pas votre essai autour d’elle. S’il vous faut aujourd’hui plusieurs entretiens récurrents distincts sur le même actif, modélisez-les comme des bons de travail récurrents.

9.2 Configurer

Définissez la fréquence d’entretien sur les items qui en ont besoin. Pas sur les actifs — sur les items.
Définissez la date initiale de prochain entretien sur vos actifs existants (importable).
Configurez les trois paliers de rappel. Hector accepte trois rappels d’entretien indépendants sur la même date d’échéance, chacun avec son propre seuil en jours, ses propres destinataires (propriétaire, personnel de magasin, utilisateur assigné, ou utilisateurs explicites) et son propre filtre d’attribut. Configuration typique : 30 jours d’avance au planificateur, 7 jours au technicien, le jour même au gestionnaire.
Décidez du comportement de prêt. Un item peut être configuré pour permettre ou bloquer les prêts pendant qu’un actif est en entretien ou dû pour entretien — important si vous prêtez de l’équipement qui doit être certifié.

9.3 Les bons de travail pour le vrai travail d’entretien

Pour tout ce qui est plus structuré que « ça a été entretenu », utilisez les bons de travail (module Opérations).

Hector : « Les bons de travail décrivent clairement l’étendue des travaux, y compris les tâches, les responsabilités, les délais et les ressources nécessaires, en veillant à ce que tous les membres de l’équipe comprennent leurs tâches. Ils peuvent être attribués à des personnes, ce qui permet de hiérarchiser le travail et d’éviter toute confusion. »

Un bon de travail mélange quatre types de lignes dans une même fiche — des actifs (l’équipement entretenu), des endroits (un emplacement sur lequel on travaille), des tâches (instructions en texte libre) et des heures (main-d’œuvre, éventuellement attribuée à une personne). Il porte une étape d’approbation, un propriétaire, des dates de planification, des indicateurs de coût et de facturabilité, et il réserve les actifs qu’il couvre pour qu’ils ne puissent pas être réservés en double par un autre bon de travail, un bon de transfert ou un prêt.

Compléter un bon de travail peut consommer du stock, mettre à jour la condition de l’actif et avancer la date de prochain entretien de l’actif — c’est ainsi que le calendrier d’entretien reste à jour sans que personne ne modifie de dates à la main.

Pour le cycle de vie complet, les états, les permissions et la configuration des gabarits de formulaire, voyez le guide d’utilisation du module Bons de travail.

9.4 Rapports

Le rapport entretien des actifs liste ce qui est dû et ce qui a été fait. Le rapport condition des actifs montre l’état de santé de votre parc. Les rapports obsolescence et durée de vie vous disent quoi remplacer au lieu de réparer.

9.5 Apport du mobile

L’écran d’accueil mobile affiche une tuile « Entretien requis » — les actifs qui exigent un entretien dans les 30 prochains jours — avec une liste détaillée.
Les bons de travail sont entièrement mobiles : créer, assigner, scanner les actifs couverts par le bon, voir les détails, modifier, et exécuter le flux de complétion avec achèvement ligne par ligne.
Des tuiles font ressortir les bons de travail à approuver, les bons de travail dont la date de début est passée et ceux dont la date de fin est passée, pour que le travail en retard soit visible sans ouvrir de rapport.
Un utilisateur qui trouve de l’équipement brisé peut signaler un problème depuis le téléphone, ce qui crée la fiche d’entretien au moment de la découverte.

10. Parcours G — Prêts et réservations

Vous êtes ici parce que : vous prêtez de l’équipement ou réservez des salles, avec des dates de retour (Q7 = Oui).

10.1 Ce que fait le module Prêt

Hector : « Pour une gestion efficace des actifs, il est essentiel de savoir qui a emprunté du matériel et pour quelle durée… Cela vous permet de contrôler la fréquence d’emprunt des équipements et de vérifier s’ils sont utilisés efficacement. Cela permet de mettre en évidence les actifs sous-utilisés ou surchargés, de planifier adéquatement les remplacements et de réduire les temps d’arrêt. »

Le module couvre les réservations, la sortie, le retour, le suivi des retards, les flux d’approbation, les pénalités, et un portail en libre-service facultatif où les utilisateurs réservent eux-mêmes.

10.2 Configurer

Réglages → Modules → Prêt, puis Réglages → Prêt :

Domaine	Ce qu’il faut définir
Accès au prêt	Qui peut emprunter : utilisateurs, contacts, clients, fournisseurs
Catalogue d’item	Ce qui est prêtable, les champs affichés, le filtrage et le balayage
Types de catalogue	Prêter des actifs, des ensembles (lots préassemblés) ou des endroits (réservation de salles)
Statuts	Renommez et colorez les statuts du cycle de vie selon votre processus
Approbation	Si les réservations exigent une approbation, et par qui
Restrictions	Durée de prêt minimale et maximale par item ; qui peut emprunter quoi
Signatures	Capture de signature à la sortie et/ou au retour, avec message personnalisé
Pénalités	Système de points pour les retards : points de départ, pénalité par occurrence, seuil de blocage, fréquence de réinitialisation, courriels de rappel, qui peut débloquer
Actions rapides	Quelles actions en un touché apparaissent : recherche, sortie, retour
Kits	Si les composants de kit peuvent être prêtés indépendamment du parent
Expédition	Si les prêts peuvent être expédiés vers une destination, et quelles entités de destination sont permises
Calendrier de disponibilité	Afficher un calendrier de ce qui est libre et quand

Marquez ensuite les items et les actifs qui sont prêtables, et définissez leurs durées de prêt par défaut.

10.3 Le portail en libre-service

Le module Prêt comprend un portail en ligne où les utilisateurs parcourent le catalogue et réservent eux-mêmes de l’équipement ou des salles. Si votre processus actuel est « écrire un courriel au responsable de l’équipement », c’est le changement qui élimine le plus de travail — et il vaut la peine d’être démontré pendant l’essai même si vous ne prévoyez pas l’activer dès le premier jour.

10.4 Ce qu’il faut tester pendant l’essai

Faites un cycle complet avec un vrai emprunteur : réserver → approuver → sortir (avec signature) → rappel de retard → retourner → inspecter. Regardez ensuite l’historique de prêt et le rapport d’utilisation des prêts. Un cycle complet vous en dira plus que la lecture de tous les réglages.

10.5 Apport du mobile

Le module Prêt est le domaine le plus complet de Hector sur mobile :

Flux du personnel : nouveau prêt, attribution à la sortie, retour au magasin, échange d’un actif brisé, modification d’une réservation, capture de signature sur l’appareil, ajout d’actifs ou d’endroits à un prêt par balayage.
Flux de l’emprunteur : demande de prêt, Mes réservations, historique de prêt, signaler un problème sur un article emprunté.
Tuiles de notification sur l’écran d’accueil : nouveaux prêts, prêts non attribués, prêts à approuver, prêts qui finissent aujourd’hui, prêts qui finissent demain, et prêts en retard — chacune avec une liste détaillée.

Cet ensemble de notifications est la vraie valeur opérationnelle : un responsable d’équipement ouvre l’application le matin et voit exactement quels prêts exigent une action aujourd’hui, sans exécuter un seul rapport.

11. Parcours H — Intégrations et vue consolidée

Vous êtes ici parce que : vos données d’inventaire existent déjà dans d’autres systèmes (Q8 = Oui).

11.1 Pourquoi c’est plus important qu’il n’y paraît

Hector : « L’intégration entre les applications est essentielle pour améliorer l’efficacité, rationaliser les flux de travail et assurer la cohérence des données entre les systèmes. Elle permet à différents outils de communiquer et de partager des informations de manière transparente, ce qui réduit la saisie manuelle des données, minimise les erreurs et fait gagner du temps. »

La version pratique : votre MDM connaît le numéro de série, le système d’exploitation et la dernière connexion de chaque portable. Votre annuaire connaît chaque employé. Votre ITSM connaît chaque billet. Aucun d’eux ne sait où le portable se trouve physiquement, qui a signé pour lui, ce qu’il a coûté, ni quand sa garantie expire. Hector est l’endroit où ces faits se rencontrent — mais seulement si les données d’appareils y entrent automatiquement au lieu d’être saisies deux fois.

11.2 Ce qui est disponible

Réglages → Intégrations.

Type	Systèmes
Gestion d’appareils et de postes	Microsoft Intune, Jamf Pro, Jamf School, appareils Google Chrome (ChromeOS), Microsoft MECM, Meraki, Lansweeper, Fortinet (via FortiManager), Smart TV
ITSM / centre de services	ServiceNow, TOPdesk, GLPI, Ivanti, C2 ITSM, Zendesk
Identité / synchronisation d’utilisateurs	Microsoft Entra (Azure), Google Workspace, Active Directory, OneLogin, SAML, SCIM
Calendrier	Google Calendar, Microsoft Outlook
Comptabilité / commerce	Zoho Books
Agents de découverte	Odysseus (balayage réseau), Pheidix (agent sur poste)
Codes-barres / enrichissement de données	GS1, ISBN
Contrôle d’accès / installations	Salto, Affluences
Autres	Yapla, Topaz, Visor, Helvetius, et des systèmes régionaux

11.3 En configurer une pendant l’essai

Choisissez le seul système qui contient le plus de données d’inventaire que vous saisiriez sinon à la main — pour la plupart des organisations, c’est le MDM (Intune, Jamf ou Google) ou l’annuaire (Entra, Google Workspace).

Réglages → Intégrations → Nouveau, choisissez le système, et fournissez les identifiants.
Faites la correspondance des champs. Décidez quels champs sources remplissent quels champs et attributs Hector. Prenez cette étape au sérieux — la correspondance des champs est ce qui fait qu’une intégration devient utile ou devient du bruit.
Décidez de la politique de numéros d’actif. Vous pouvez toujours utiliser le numéro du système source, ou utiliser les règles de génération de Hector pour les nouveaux appareils tout en préservant les numéros existants. Choisissez délibérément : cela détermine si les appareils synchronisés correspondent aux étiquettes sur vos tablettes.
Configurez l’automatisation d’emplacement si la source peut vous dire où se trouve un appareil. Un magasin peut être déduit d’une plage IP, d’une UO Google ou d’un emplacement Jamf, pour que les appareils synchronisés arrivent automatiquement dans le bon magasin plutôt que dans un fourre-tout.
Lancez-la, puis vérifiez le journal de synchronisation et le rapport d’incohérences d’intégration. Le rapport d’incohérences est celui à surveiller : il montre où Hector et le système source ne s’accordent pas, ce qui est l’origine des doublons et des orphelins.

11.4 Attention aux appareils en double

L’échec d’intégration le plus fréquent est le dédoublement d’actifs — le même appareil physique qui arrive deux fois parce que la clé de correspondance (habituellement le numéro de série) diffère entre les systèmes, ou parce qu’un appareil est recréé après avoir été retiré. Avant d’importer 5 000 appareils :

Vérifiez que le champ de correspondance est réellement unique et formaté de façon cohérente dans la source.
Lancez la synchronisation sur un petit sous-ensemble d’abord si l’intégration permet de la délimiter.
Vérifiez l’onglet Doublons de la liste des actifs après la première synchronisation, ainsi que le rapport d’incohérences d’intégration.

Détecter ce problème sur 50 appareils est une correction de cinq minutes. Le détecter sur 5 000 est un projet.

11.5 Licences logicielles

Si la conformité logicielle fait partie de votre vue consolidée, activez le module Logiciels. Hector : « Un suivi adéquat permet de garantir la conformité avec les accords de licence de logiciel, réduisant ainsi le risque d’amendes légales ou de poursuites pour utilisation non autorisée. Grâce à notre module logiciel, les entreprises peuvent rapidement fournir la preuve de leur conformité lors des audits de logiciels. »

Les intégrations de gestion d’appareils peuvent remplir automatiquement les logiciels installés et leur utilisation, ce qui transforme le rapprochement de licences d’un exercice de tableur en un rapport.

11.6 Apport du mobile

Les intégrations se configurent sur le Web, mais leur valeur se manifeste sur mobile : un technicien scanne un appareil sur le terrain et voit la fiche complète — le numéro de série, le système d’exploitation et la dernière connexion venant du MDM, plus l’emplacement, l’attributaire, le prix d’achat, la garantie et l’historique d’entretien venant de Hector — dans un seul écran. Cette vue combinée n’existe dans aucun des systèmes sources pris individuellement.

12. Parcours I — Disponibilité : en stock ou non

Vous êtes ici parce que : vos gens ont besoin de savoir si quelque chose est disponible avant de se déplacer (Q9 = Oui).

12.1 Ce que « disponible » signifie dans Hector

La disponibilité n’est pas un simple indicateur — elle est déduite. Un actif est disponible quand il est en magasin et qu’il n’est engagé nulle part. Il est indisponible quand il est chez un utilisateur, à un endroit, en transit, sorti chez un tiers, réservé par un prêt, engagé sur un bon de transfert ouvert, ou réservé par un bon de travail.

Hector applique cette règle : le même actif ne peut pas être engagé deux fois pour des périodes qui se chevauchent. Un bon de travail ne réservera pas un actif déjà sur un bon de transfert ou un prêt, et la vérification de conflit de prêt tient compte des fenêtres d’entretien.

12.2 Ce qu’il faut configurer

Besoin	À configurer
« Cet article précis est-il libre en ce moment ? »	Rien — l’état de l’actif y répond. Scannez-le et regardez.
« Cet article est-il libre mardi prochain ? »	Calendrier de disponibilité des prêts — activez-le dans Réglages → Prêt
« Combien en avons-nous à ce site ? »	Les seuils min/max (parcours B) donnent la quantité en stock par emplacement, colorée selon votre minimum
« Qu’est-ce qui est disponible à emprunter ? »	Catalogue de prêt — configurez les champs et les informations de disponibilité affichés
« Qu’est-ce qui arrive, et quand ? »	Les dates attendues des bons de commande et les dates de livraison estimées des bons de transfert
« Qu’est-ce qui devrait revenir ? »	L’onglet Retour de la liste des actifs, plus les notifications de date de retour

12.3 Bons de transfert — le stock en mouvement

Si vous avez plus d’un emplacement, la disponibilité se brise sans les bons de transfert. Hector : « Il est important de suivre les transferts de stocks entre les différents sites, car cela permet de s’assurer que les niveaux de stocks sont correctement mis à jour dans tous les sites… Il permet également d’optimiser la distribution des stocks en identifiant le moment où certains sites ont des stocks excédentaires et d’autres des stocks insuffisants. »

Activez Opérations → Bons de transfert, et utilisez l’état En transit pour que le stock dans une camionnette ne soit ni compté comme disponible à l’origine, ni manquant à la destination.

12.4 Apport du mobile

Scannez n’importe quel actif pour voir instantanément son état, son emplacement et son détenteur. C’est la vérification de disponibilité la plus rapide qui existe — et elle fonctionne pour quiconque a l’application.
Le catalogue de prêt sur mobile montre la disponibilité pendant que vous êtes debout dans le magasin.
Les bons de transfert sont entièrement mobiles : créer (mode classique ou avancé multidestination), exécuter le flux de préparation (cueillette), livrer, changer de propriétaire, et créer des bons de retour. Des tuiles d’accueil montrent les actifs en transit, les livraisons du jour, les bons de transfert à approuver et les bons de transfert expirés.
La tuile « À réapprovisionner » met la question de la disponibilité devant le responsable de magasin avant que quiconque ait à la poser.

13. L’application mobile — ne la traitez pas comme optionnelle

Si les personnes qui touchent à votre inventaire ne sont pas à un bureau, l’application mobile n’est pas un complément à Hector. C’est là que Hector s’utilise, et l’application Web est là où il se configure.

13.1 Installer et se connecter

Installez Hector depuis l’App Store ou Google Play.
Entrez le nom de votre instance (votre sous-domaine Hector), puis votre courriel et votre mot de passe. Les utilisateurs avec authentification unique se connectent plutôt avec Microsoft Entra (Azure), Google ou votre fournisseur SAML.
Acceptez l’authentification biométrique quand elle est proposée — Face ID, Touch ID ou empreinte digitale. Le personnel d’entrepôt qui doit taper un mot de passe chaque fois cessera d’utiliser l’application ; cela compte plus qu’il n’y paraît.
Sur l’écran d’accueil, touchez les réglages de tuiles pour choisir les tuiles affichées pour cet utilisateur, et utilisez Modifier les raccourcis pour disposer les actions qu’il utilise le plus.

13.2 Configurer le lecteur — l’étape la plus souvent sautée

Réglages → Mode de balayage, dans l’application mobile.

Mode	À utiliser quand	Notes
Caméra	Téléphones et tablettes, volume faible à moyen	Fonctionne sur tout appareil. Par défaut.
Zebra	Terminaux durcis Zebra	Utilise la gâchette matérielle de l’appareil. Exige une configuration DataWedge — l’application renvoie directement à l’article de la base de connaissances sur les appareils Zebra depuis cet écran.
Chainway	Terminaux Chainway et Axem Technology	Deux sous-modes : Barcode 2D (imageur) ou UHF (RFID). Le mode UHF ajoute une puissance de lecture configurable et un mode de balayage simple ou continu.

Les touches de gâchette matérielle sont prises en charge : le bouton de balayage physique d’un appareil durci fonctionne dans toute l’application.

Si vous comptez plus de quelques centaines d’articles, procurez-vous un lecteur matériel. L’écart entre le balayage par caméra et un imageur matériel sur un décompte de 2 000 articles se mesure en heures. Si vous évaluez le RFID, le mode UHF Chainway lit plusieurs étiquettes par pression de gâchette — réglez la puissance de lecture délibérément, car trop de puissance lit la tablette derrière celle que vous comptez.

Recommandation pour l’essai : commencez en mode caméra pour valider les flux de travail, et ne demandez un appareil matériel qu’une fois le flux confirmé.

13.3 Ce que l’application mobile peut faire

Domaine	Capacité mobile
Recherche et balayage	Recherche globale ; balayage simple ; balayage multiple ; balayage vers liste ; détails de l’actif au balayage ; traitement des codes non reconnus
Actifs	Créer un actif, une catégorie, un item, un endroit ; modifier ; voir les détails, l’historique et les attributs ; ajouter ou diviser des quantités de lot ; choisir un lot ; consommer un ou plusieurs ; déplacer vers toute destination permise ; modifier un actif en transit ; lister les actifs par item
Auto-attribution	Scanner un ou plusieurs actifs et se les attribuer en une seule action
Décomptes	Décomptes d’inventaire et décomptes cycliques : filtres par catégorie, sous-catégorie et tablette ; onglets À trouver / Trouvés ; décompte à l’aveugle ; validation des composants de kit ; modification des informations d’un actif en cours de décompte ; piste des actifs récemment traités ; sommaire de complétion avec irrégularités, écart en quantité et écart en valeur
Prêts	Nouveau prêt, demande de prêt, attribution à la sortie, retour au magasin, échange d’un actif brisé, ajout d’actifs ou d’endroits à un prêt, modification de réservations, Mes réservations, capture de signature, signaler un problème
Bons de commande	Créer ; parcourir ou scanner le catalogue ; chercher ; recevoir
Bons de réquisition	Créer ; parcourir ou scanner le catalogue ; cueillette en cours ; modifier ; voir les détails
Bons de transfert	Créer (classique et avancé multidestination) ; vérifier l’inventaire ; préparation / cueillette ; livrer ; changer de propriétaire ; créer des bons de retour ; filtrer et chercher
Bons de travail	Créer ; assigner ; scanner les actifs couverts ; voir et modifier ; compléter avec achèvement ligne par ligne
Iris	Scanner un code Iris pour exécuter une action configurée — déplacer, consommer, utiliser, créer — avec balayage par lot
Min/max	Liste « À réapprovisionner » des items sous le minimum
Tuiles de notification	Nouveaux prêts, prêts non attribués, prêts à approuver, prêts finissant aujourd’hui ou demain, prêts en retard, entretien requis dans 30 jours, retours requis dans 30 jours, items à réapprovisionner, actifs en transit, livraisons du jour, bons de commande attendus, réquisitions dues aujourd’hui, bons de transfert à approuver, bons de transfert expirés, bons de travail à approuver, bons de travail en retard de début, bons de travail en retard de fin
Mon contenu	Mes actifs, mes réservations et mes prêts
Personnalisation	Langue (français / anglais), format de date, sélection des tuiles, modification des raccourcis, mode de balayage, connexion biométrique

13.4 Ce qu’il faut vérifier avant de décider

Les permissions déterminent l’écran d’accueil. Un utilisateur ne voit que les modules et les actions que son rôle permet. Si un testeur dit « je ne trouve pas les bons de commande », vérifiez son rôle avant de vérifier l’application.
L’application a besoin de connectivité. Vérifiez la couverture Wi-Fi dans les parties de votre entrepôt où vous prévoyez compter et faire la cueillette. C’est la surprise opérationnelle la plus fréquente, et c’est un problème d’installations, pas de logiciel — trouvez-le pendant l’essai, pas après.
Testez avec les vraies personnes et les vrais appareils. Un administrateur qui teste sur son iPhone dans un bureau ne prouve rien sur un technicien portant des gants dans une chambre froide.

14. Un calendrier de 14 jours

Jours	À faire
1	Complétez l’assistant de démarrage. Choisissez modules et vocabulaire (§3.2). Ajoutez votre logo. Générez éventuellement l’inventaire fictif pour explorer. Répondez aux questions de découverte du §2 et notez vos deux parcours prioritaires.
2	Créez magasins et tablettes (§3.3). Créez vos catégories en tranchant à l’unité ou au lot pour chacune (§3.4). Créez de 10 à 20 items (§3.5). Ajoutez vos 3 à 5 attributs (§3.6).
3	Importez une tranche représentative de vraies données — 200 à 500 actifs (§3.8). Corrigez ce que l’import révèle sur vos catégories et attributs. Cette journée trouve toujours quelque chose.
4	Numéros d’actif et étiquettes : définissez le préfixe, activez la génération automatique, concevez une étiquette, imprimez et scannez une feuille d’essai (§3.9). Installez l’application mobile sur les vrais appareils et configurez le mode de balayage (§13.1–13.2).
5	Invitez vos trois vrais profils, attribuez les rôles par défaut (§3.7). Passez les notifications en revue et coupez le bruit (§3.10).
6–9	Bâtissez et testez votre premier parcours prioritaire de bout en bout. Avec de vraies données, de vraies personnes, de vrais appareils.
10–12	Bâtissez et testez votre deuxième parcours prioritaire. Si Q8 = Oui, c’est le moment de connecter une intégration (§11.3) — il lui faut quelques jours d’historique de synchronisation pour être significative.
13	Passez la liste de validation (§15). Sortez les rapports que votre direction demandera. Recueillez les plaintes de vos testeurs — c’est votre véritable liste de configuration à faire.
14	Jour de décision. Réservez un appel avec l’équipe Hector pour les questions soulevées par l’essai, et discutez de ce à quoi ressemblerait un déploiement complet pour votre volume de données.

Si vous n’avez qu’un après-midi : faites les §3.2, §3.3 et §3.4, créez cinq items et dix actifs, imprimez des étiquettes, installez l’application mobile, et scannez un actif. Ce chemin minimal démontre la boucle centrale.

15. Liste de validation — votre essai est-il vraiment une réussite ?

Passez cette liste avant le jour 14. Chaque élément est une chose que vous pouvez faire, pas une chose que vous pouvez lire.

Fondations

☐ Chaque catégorie a une décision délibérée à l’unité / au lot / kit, et vous pouvez expliquer pourquoi.
☐ Chercher un vrai article par fabricant, modèle, numéro d’actif ou attribut le trouve.
☐ Scanner une étiquette imprimée ouvre le bon actif dans l’application mobile.
☐ Trois vrais utilisateurs avec trois rôles différents se sont connectés et chacun voit une vue appropriée.
☐ L’onglet Historique d’un actif montre une trace complète et exacte des déplacements effectués.

Vos parcours prioritaires

☐ Parcours A : vous avez fait un vrai décompte d’un vrai emplacement et le rapport d’écart correspondait à ce que vous avez physiquement trouvé.
☐ Parcours B : un item est passé sous le minimum, est apparu dans À réapprovisionner sur mobile, et vous avez créé un bon de commande prérempli depuis la liste Qtés Min/Max.
☐ Parcours C : une réquisition a été soumise par un non-administrateur, approuvée et comblée ; un bon de commande a été reçu avec saisie des numéros de série.
☐ Parcours D : vous avez répondu à « qui a ceci ? » pour un vrai actif en moins de dix secondes, depuis un téléphone.
☐ Parcours E : un utilisateur non technique a complété une transaction par balayage, sans formation.
☐ Parcours F : un rappel d’entretien est arrivé à l’heure prévue, et compléter un bon de travail a avancé la date de prochain entretien de l’actif.
☐ Parcours G : un cycle de prêt complet s’est déroulé — réserver, approuver, sortir avec signature, rappel de retard, retour.
☐ Parcours H : une intégration s’est synchronisée, et le rapport d’incohérences est propre (ou vous comprenez chacune de ses lignes).
☐ Parcours I : un utilisateur a déterminé la disponibilité sans demander à personne.

Organisationnel

☐ Vous savez lesquels de vos fichiers Excel ou fils de courriels actuels Hector remplace.
☐ Les objections de vos testeurs sont notées et vous savez lesquelles sont de la configuration et lesquelles sont de véritables manques.
☐ Vous avez une estimation du volume complet de données et de la portée du déploiement.

16. Erreurs fréquentes pendant un essai

Erreur	Pourquoi ça nuit	À faire plutôt
Activer tous les modules le premier jour	Six modules de menus, de permissions et de réglages, c’est écrasant, et vous finissez par évaluer la navigation au lieu de la valeur	N’activez que les modules dont vos parcours prioritaires ont besoin
Importer les 40 000 lignes tout de suite	Les problèmes de qualité de données deviennent 40 000 problèmes, et l’essai devient un projet de nettoyage	Importez 200 à 500 lignes représentatives, corrigez la configuration, puis passez à l’échelle
Se tromper sur à l’unité / au lot	Changer la méthode d’une catégorie plus tard est perturbant et déclenche une notification dédiée	Décidez par catégorie avant d’importer, avec le test du §3.4
Sauter l’impression d’étiquettes	Tout flux rapide dans Hector commence par un balayage ; sans étiquettes, vous évaluez une version lente du produit	Imprimez et scannez une feuille d’essai au jour 4
N’évaluer que l’application Web	Les gens qui utiliseront Hector au quotidien ne sont pas à un bureau	Mettez l’application sur les vrais appareils, dans le vrai environnement, avec les vrais utilisateurs
Ne faire tester que par l’administrateur	Les administrateurs ont toutes les permissions et une patience infinie. Ni l’un ni l’autre n’est vrai de votre équipe	Invitez trois vrais profils au jour 5
Laisser les notifications par défaut actives pour tous	Un essai qui envoie des alertes non désirées à une équipe finit tôt	Passez Réglages → Notifications en revue au jour 5
Concevoir des permissions parfaites avant que quiconque utilise le système	Vous concevrez pour un flux de travail que vous n’avez pas encore observé	Commencez avec les rôles par défaut ; raffinez après observation
Ne pas renommer le vocabulaire	Votre équipe apprend les mots de Hector, puis doit réapprendre les vôtres	Renommez dans les Réglages au jour 1, avant toute formation
Synchroniser des milliers d’appareils depuis un MDM sans vérifier la clé de correspondance	Des actifs en double à grande échelle, ce qui devient un projet de nettoyage	Synchronisez un petit sous-ensemble, vérifiez l’onglet Doublons et le rapport d’incohérences

17. Glossaire

Terme	Signification	Renommable
Actif	Une chose physique individuelle que vous suivez, attribuez, prêtez, entretenez ou déplacez	—
Item	La définition fabricant-modèle-description à partir de laquelle un actif est créé ; porte les valeurs par défaut héritées par ses actifs	Oui
Catégorie	Le regroupement qui décide si les actifs sont gérés à l’unité, au lot ou en kit	—
Magasin	Un emplacement d’entreposage physique	Oui
Tablette	Une subdivision à l’intérieur d’un magasin — étagère, allée, bac, zone	Oui
Endroit	Un emplacement ou contexte souple auquel un actif peut être attribué : local, bâtiment, projet, événement, chantier, véhicule, client, patient. Accepte des dates de début et de fin, un deuxième niveau de hiérarchie, et peut lui-même être réservé	Oui
Espace	Une subdivision d’un endroit	Oui
Ensemble	Un lot préassemblé d’actifs qui peut être réservé ou déplacé comme un tout	—
Kit	Un actif parent avec des actifs composants suivis	—
Taille du lot	La quantité portée par une seule fiche d’actif dans une catégorie gérée au lot	—
Attribut	Un champ personnalisé. Les types incluent texte, nombre, décimal, date, laps de temps, case à cocher, liste, et des sélecteurs vers d’autres fiches Hector	—
Min/max	Une quantité minimale et facultativement maximale pour un item ou une catégorie, à un magasin, une ville, un endroit ou un utilisateur précis	—
Décompte d’inventaire	Un rapprochement structuré et vérifiable entre l’attendu et le réel	—
Décompte cyclique	Un décompte d’inventaire sur une récurrence, pour vérifier une tranche d’inventaire en continu	—
Bon de réquisition	Une demande interne d’inventaire, soumise à approbation	Oui
Bon de commande	Une commande externe à un fournisseur, avec réception	Oui
Bon de transfert	Un déplacement d’inventaire entre emplacements, avec préparation et livraison	Oui
Bon de travail	Une fiche numérotée de travail d’entretien ou de service, mêlant des lignes d’actifs, d’endroits, de tâches et d’heures	Oui
Prêt	Une réservation et un prêt d’un actif, d’un ensemble ou d’un endroit, avec dates de retour	Oui
Iris	Un code scannable qui exécute une action préconfigurée — déplacer, consommer, utiliser, créer — lorsqu’il est scanné dans l’application mobile	—
Automatisation	Un déclencheur (date ou changement de champ, avec délai facultatif) associé à une action par courriel	—
État d’actif	Où en est un actif : en magasin, chez un utilisateur, à un endroit, en transit, chez un contact, client ou fournisseur, sur bon de travail, sur bon de transfert, fin de vie, perdu, consommé	—

18. Foire aux questions

Dois-je tout décider maintenant ? Non. Les modules, le vocabulaire, les attributs, les notifications, les rôles et les seuils sont tous modifiables plus tard. Les deux décisions qui méritent du soin dès le départ sont le choix à l’unité ou au lot par catégorie, et votre système de numéros d’actif — les deux sont perturbants à changer après avoir importé des données et imprimé des étiquettes.

Quelle est la différence entre une catégorie, un item et un actif ? Une catégorie est un genre de chose (Ordinateurs). Un item est un fabricant et un modèle précis (Dell Latitude 5540). Un actif est une unité physique (le Latitude portant le numéro d’actif AB-00417). Les catégories décident du comportement de suivi, les items portent les valeurs par défaut communes, les actifs sont ce que vous manipulez.

Puis-je essayer Hector sans saisir mes propres données ? Oui. L’assistant de démarrage peut générer un inventaire fictif pour explorer un système déjà rempli. Vous pouvez l’effacer et importer vos vraies données ensuite.

Comment suivre des consommables comme des gants ou du câble ? Créez une catégorie gérée au lot, créez des items pour chaque article, et définissez des seuils min/max par magasin (§5). Faites ensuite de la consommation un simple balayage grâce à une étiquette Iris Consommer (§8.1), pour que le décompte reste exact sans paperasse.

Comment savoir qui a un équipement ? Scannez-le, ou regardez son état et son onglet Historique. Pour tout votre inventaire, utilisez le rapport Où. Pour garder ces données exactes au quotidien, utilisez l’auto-attribution mobile pour que la personne qui prend l’article l’enregistre elle-même (§7).

Hector peut-il me dire quoi recommander ? Oui. Définissez des quantités minimales par item et par emplacement, et Hector calcule la quantité manquante en tenant compte de ce qui est déjà en commande et de ce que les réquisitions et transferts ouverts ont déjà réclamé (§5.1). Depuis la liste Qtés Min/Max, sélectionnez les pénuries et cliquez sur Créer un bon de commande pour obtenir un bon prérempli.

L’application mobile fonctionne-t-elle hors ligne ? L’application est conçue pour fonctionner en ligne. Vérifiez la couverture Wi-Fi ou cellulaire dans les zones où vous prévoyez compter et faire la cueillette avant de planifier un gros décompte — c’est la surprise opérationnelle la plus fréquente pendant un essai.

Ai-je besoin d’un lecteur de codes-barres, ou mon téléphone suffit-il ? Une caméra de téléphone suffit pour valider tous les flux de travail, et convient au balayage quotidien courant. Pour du décompte à haut volume, un imageur matériel (Zebra, Chainway, Axem) économise des heures sur un gros décompte. Commencez avec un téléphone ; achetez du matériel une fois le flux validé.

Peut-on utiliser le RFID ? Oui, sur les appareils Chainway et Axem pris en charge, via le mode UHF dans les réglages de balayage de l’application mobile, avec puissance de lecture configurable et balayage simple ou continu.

Puis-je importer depuis un fichier Excel ? Oui. Des modèles Excel sont fournis pour les actifs, attributs, catégories, clients, prêts, composants d’item, endroits, bons de commande, logiciels, bons de transfert, utilisateurs et fournisseurs. Importez dans l’ordre de dépendance (§3.8), et annulez l’import si le résultat n’est pas le bon.

Hector va-t-il chercher automatiquement les données de notre MDM ou de notre annuaire ? Oui, pour une longue liste de systèmes dont Intune, Jamf Pro, Jamf School, Google ChromeOS, MECM, Meraki, Lansweeper, ServiceNow, TOPdesk, GLPI, Ivanti, Entra (Azure), Google Workspace, Active Directory, OneLogin, SAML et SCIM (§11.2). Vérifiez la clé de correspondance sur un petit sous-ensemble avant de synchroniser à grande échelle.

Pouvons-nous renommer les choses selon notre propre vocabulaire ? Oui. Magasin, item, endroit, espace et tablette portent tous des libellés configurables, et l’application mobile utilise les mêmes libellés. Renommez avant de former qui que ce soit.

Un actif peut-il être sur un bon de travail et sur un prêt en même temps ? Non, et c’est délibéré. Hector empêche la double réservation : un actif engagé sur un bon de travail, un bon de transfert ou un prêt actif ne peut pas être engagé ailleurs pour une période qui se chevauche.

Comment planifier un entretien récurrent ? Définissez une fréquence d’entretien sur l’item ; les actifs créés à partir de cet item héritent d’une date de prochain entretien. Configurez jusqu’à trois paliers de rappel avec des délais et des destinataires différents. Compléter un bon de travail peut avancer automatiquement la date de prochain entretien (§9). Pour plusieurs entretiens récurrents distincts sur un même actif aujourd’hui, modélisez-les comme des bons de travail récurrents.

Que devrais-je tester si je n’ai qu’un après-midi ? Choisissez les modules et le vocabulaire, créez un magasin, deux catégories (une à l’unité, une au lot), cinq items et dix actifs, imprimez des étiquettes, installez l’application mobile, et scannez un actif. Ça couvre la boucle sur laquelle tout le reste se construit.

19. Autres façons de poser ces questions

Les organisations décrivent le même problème avec des mots très différents. Si une des formulations ci-dessous ressemble à ce que vous ou un collègue avez déjà dit, la section indiquée est le bon point de départ.

Si vous le formulez comme ça…	Où commencer
« On manque toujours de gants, de câbles, de fournitures. »	§5 — Réapprovisionnement min/max
« On rachète des choses qu’on possède déjà. »	§5 — Réapprovisionnement min/max, §12 — Disponibilité
« Personne ne sait ce qu’on a vraiment en stock. »	§4 — Exactitude des stocks et décomptes
« Notre décompte ne balance jamais avec le système. »	§4 — Exactitude des stocks et décomptes
« Qui a ce portable ? » / « Où est passée la perceuse ? »	§7 — Qui a quoi
« Les gens empruntent du matériel et ne le rapportent jamais. »	§7 — Qui a quoi, §10 — Prêts et réservations
« On ne trouve pas notre propre équipement. »	§3.3 — Magasins et tablettes, §7 — Qui a quoi
« Ça me prend un rapport de qui a quoi. »	§7.4 — Rapports
« Personne ne met le fichier Excel à jour. »	§8 — Automatiser les transactions d’inventaire
« Est-ce que ça se suit à l’unité ou au lot ? » / « Sérialisé ou en vrac ? »	§3.4 — Catégories
« Comment on suit les consommables ? »	§3.4 — Catégories, §8.1 — Iris
« Par où je commence ? » / « Qu’est-ce que je configure en premier ? »	§3 — Configuration de base, §14 — Calendrier de 14 jours
« Est-ce que je peux importer à partir d’Excel ? »	§3.8 — Import de données
« Ça me prend un lecteur de codes-barres, ou mon téléphone suffit ? »	§13.2 — Configurer le lecteur
« Est-ce qu’on peut utiliser le RFID ? »	§13.2 — Configurer le lecteur
« Est-ce que l’application fonctionne hors ligne ? »	§13.4 — Ce qu’il faut vérifier, §18 — FAQ
« On doit planifier l’entretien préventif. »	§9 — Entretien
« On doit prouver qu’une inspection ou une calibration a été faite. »	§9 — Entretien
« On prête de l’équipement et on doit le récupérer à temps. »	§10 — Prêts et réservations
« Les gens doivent réserver des salles. »	§10 — Prêts et réservations
« Nos données sont déjà dans Intune, Jamf ou ServiceNow. »	§11 — Intégrations
« On a eu des actifs en double après la synchronisation. »	§11.4 — Attention aux appareils en double
« On doit prouver notre conformité de licences logicielles. »	§11.5 — Licences logicielles
« Les achats se font par courriel et dans des fichiers Excel. »	§6 — Achats et réquisitions
« Ça nous prend des approbations avant que les gens commandent. »	§6 — Achats et réquisitions
« Le stock se promène entre nos sites et on perd le fil. »	§12.3 — Bons de transfert
« Est-ce que les gens peuvent vérifier la disponibilité sans nous le demander ? »	§12 — Disponibilité

Updated on 20 août 2026

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