Hector suit un actif depuis le moment où quelqu’un le demande jusqu’au moment où il quitte le service pour de bon. Cet article parcourt tout le trajet : comment un besoin devient un achat, comment la réception transforme un achat en actifs suivis, comment ces actifs se rendent aux personnes et aux endroits qui en ont besoin, comment l’utilisation, l’entretien et la valeur s’accumulent en chemin, et ce qui se passe en fin de vie. Tous les noms d’état utilisés ci-dessous sont ceux que vous voyez dans l’application, dans les exportations et dans l’API.
Le cycle complet en un coup d’œil
Hector représente l’inventaire comme une suite de bons qui se transmettent le relais, l’actif étant l’élément qui persiste d’un bout à l’autre. Le bon de réquisition consigne un besoin. Le bon de commande consigne un engagement auprès d’un fournisseur. La réception est le moment où les actifs naissent. Le bon de transfert les amène à destination. À partir de là, l’actif vit dans une série d’états, accumule de l’utilisation et des coûts, puis finit par être archivé sous un motif que vous définissez vous-même.
La colonne centrale du schéma ci-dessous représente le parcours normal. Les embranchements de droite sont les raccourcis et les voies parallèles dont dépendent les opérations réelles, car tous les actifs ne passent pas par tous les bons.
Trois types d’objets font le travail. Les bons (réquisition, commande, transfert, travail et retour) possèdent chacun leur propre échelle d’états numérotés, une étape d’approbation facultative, un propriétaire et une piste de vérification. La fiche d’actif est créée à la réception et n’est jamais détruite ; elle porte un état, un emplacement, une condition, une valeur, des attributs personnalisés et l’historique complet de chacun de ses déplacements. Le catalogue de catégories et d’items définit ce qu’est un actif avant même qu’il en existe un seul.
Une note sur le vocabulaire. Plusieurs termes sont personnalisables par instance dans Hector. Cet article emploie les libellés par défaut : item pour l’élément de catalogue, magasin pour le lieu d’entreposage, tablette pour l’emplacement précis, endroit et espace pour les lieux de déploiement, et décompte d’inventaire pour la vérification physique. Si votre instance utilise « modèle », « entrepôt » ou « article », lisez ces mots à la place.
Les fondations : ce qu’on configure avant que rien ne bouge
Rien dans le cycle de vie ne se comporte correctement si le catalogue est mal monté, parce que c’est le catalogue qui détermine la façon dont la réception crée les fiches. Deux objets font l’essentiel du travail.
La catégorie
La classe de l’actif. La catégorie détermine la règle la plus lourde de conséquences de tout le système : le suivi à l’unité ou par taille de lot.
- Suivi à l’unité — chaque unité physique devient sa propre fiche d’actif, avec son propre numéro d’actif. Portables, véhicules, instruments, mobilier.
- Taille de lot — une seule fiche porte une quantité. Câbles, gants, toner, vis. La quantité diminue à mesure qu’on l’utilise et atteint zéro, plutôt que d’être retirée unité par unité.
La catégorie porte aussi le préfixe et le suffixe servant à générer automatiquement les numéros d’actif à la réception, son propre jeu d’attributs personnalisés et ses cohortes de permissions. Lorsque vous créez une nouvelle catégorie à suivi à l’unité, Hector y associe automatiquement l’attribut Nº de série, et c’est précisément ce qui déclenchera plus tard l’étape de saisie des numéros de série pendant la réception.
L’item
L’élément précis du catalogue : une marque et un modèle, pas une unité physique. C’est sur l’item que vivent les valeurs par défaut liées à l’approvisionnement et au service : fournisseur, prix unitaire et devise, tablette par défaut, quantités minimale et maximale en stock, fréquence d’entretien préventif, et la mention à savoir s’il s’agit d’un item maître de kit dont les composants doivent être créés automatiquement.
Où ranger les choses
Hector distingue l’entreposage du déploiement. Les magasins, subdivisés en tablettes, sont là où l’inventaire dort et où on le compte. Les endroits, subdivisés en espaces, sont là où les actifs sont déployés : un bâtiment, un étage, un local, une classe, un véhicule. Les utilisateurs, départements, fournisseurs, contacts et clients sont les autres détenteurs possibles d’un actif.
Les seuils minimum et maximum
Par item, par catégorie et par magasin, vous fixez une quantité minimale et une quantité maximale. Hector compare en continu la quantité en stock plus la quantité déjà commandée avec le minimum plus ce qui a déjà été demandé. Quand la première est inférieure, l’item apparaît dans la liste de réapprovisionnement et au tableau de bord, et les lignes peuvent être poussées directement de cette liste vers un bon de commande. C’est la boucle qui empêche les consommables de manquer sans que personne s’en aperçoive.
À configurer une seule fois, avec soin. Le caractère « taille de lot » d’une catégorie ne se change pas à la légère par la suite, puisqu’il détermine si l’historique est conservé par unité ou par quantité. Tranchez la question du suivi à l’unité contre le vrac avec une seule question : quelqu’un aura-t-il un jour besoin de savoir lequel ?
Étape 1. Le besoin : le bon de réquisition
Une réquisition est une demande, pas un engagement. Quelqu’un — un enseignant, un technicien, un gestionnaire de site — demande de l’équipement pour une destination : un utilisateur, un endroit, un magasin, un client. Elle porte un demandeur, un propriétaire, une date prévue, une priorité et des lignes d’items avec leurs quantités. Les lignes peuvent préremplir des attributs d’actif, de sorte que les valeurs saisies au moment de la demande survivent jusque sur la fiche d’actif créée des semaines plus tard.
L’échelle d’états va de Brouillon à En attente d’approbation, Nouveau, En cours, Livré, Terminé, Fermé, avec Refusé et Annulé comme sorties latérales. L’approbation est facultative selon la configuration. Une fois approuvée, la réquisition passe à Nouveau et aboutit dans un écran de planification, qui est l’endroit où le besoin rencontre la réalité.
La décision, ligne par ligne
Pour chaque ligne, Hector affiche combien d’unités sont en stock, combien sont déjà engagées dans d’autres réquisitions, et combien sont donc en commande différée. Vous choisissez ensuite l’une des trois progressions par ligne, et elles peuvent être mélangées à l’intérieur d’une même réquisition.
- Déplacer — affecter le stock disponible immédiatement. L’actif change de mains et son état est mis à jour aussitôt.
- Bon de transfert — l’expédier depuis un autre magasin, soit en un seul bon, soit un bon par destination.
- Acheter — la quantité différée seulement. Quand plusieurs lignes doivent être achetées, Hector les regroupe selon le fournisseur inscrit sur chaque item et crée un bon de commande par fournisseur.
Deux détails opérationnels valent la peine d’être connus. Les bons de commande générés de cette façon conservent un lien vers la réquisition, de sorte qu’à la réception des marchandises, le propriétaire de la réquisition peut être avisé automatiquement que sa demande peut maintenant être comblée. Et une grosse réquisition, dont plus de cinquante lignes sont traitées d’un coup, est confiée à une tâche en arrière-plan plutôt qu’exécutée dans le navigateur, pour que la personne qui a cliqué sur Enregistrer ne reste pas à attendre.
Étape 2. L’acquisition : le bon de commande
Le bon de commande est le document commercial. Il peut naître d’une réquisition, de la liste de réapprovisionnement, ou être créé de toutes pièces. Son en-tête porte le fournisseur et son contact, le propriétaire, la date de la commande, la date de réception prévue, une date d’expiration, la devise et le taux de change, un rabais applicable à la commande, jusqu’à trois lignes de taxes, un numéro de référence, le magasin de livraison et l’adresse de livraison.
L’échelle va de Brouillon à En attente d’approbation, Nouveau, Envoyé, Reçu partiellement, Reçu, Payé, Terminé, avec Annulé comme sortie latérale. Chaque ligne porte son propre statut sur la même échelle, et le statut de l’en-tête découle des lignes plutôt que d’être fixé à la main : dès qu’une ligne est partiellement reçue, la commande entière bascule à Reçu partiellement, et ce n’est qu’une fois toutes les lignes intégralement reçues que l’en-tête atteint Reçu, ce qui inscrit la date de réception complète.
Ce que contient une ligne
- L’item, une description libre, la quantité, la taille du lot, le prix unitaire, le rabais de ligne et le montant calculé.
- La quantité reçue et la date de réception, mises à jour à chaque réception, car une ligne peut être reçue en plusieurs passages.
- Des attributs d’actif préremplis. Vous pouvez inscrire dès la commande les valeurs que vous connaissez déjà — couleur, configuration, centre de coûts — et elles seront apposées sur chaque actif que la ligne créera.
- Un logiciel au lieu d’un item, pour les achats de licences et d’abonnements qui exigent la même piste d’approbation et de paiement.
- Éventuellement aucun item du tout. Une ligne peut être commandée sur la base d’une description seulement, et le réceptionnaire relie ensuite un item existant ou en crée un sur le coup avant de recevoir.
La propriété du bon peut changer automatiquement à mesure qu’il avance, de sorte que la personne responsable d’approuver n’est pas forcément celle responsable de recevoir. Les changements d’état peuvent déclencher des courriels au propriétaire, filtrés pour ne viser que les transitions qui vous intéressent.
Étape 3. La réception : là où les actifs naissent
C’est le pivot de tout le cycle de vie. Avant la réception, vous avez un document commercial ; après, vous avez des actifs physiques suivis. La réception se fait ligne par ligne, et pour chaque ligne le réceptionnaire fournit trois informations : combien d’unités sont arrivées, où elles vont (le magasin, et facultativement une tablette précise), et la date d’arrivée.
Ce qui se produit ensuite dépend de la catégorie derrière l’item, et c’est le mécanisme le plus important à comprendre.
Pour une catégorie à suivi à l’unité, Hector boucle sur la quantité reçue et crée un actif par unité, chacun avec son propre numéro d’actif généré à partir du préfixe et du suffixe de la catégorie, ou saisi pendant l’étape des numéros de série. Pour une catégorie en taille de lot, il crée une seule fiche portant la quantité reçue comme taille de lot, sans numéro d’actif, fusionnable au besoin avec un lot existant du même item. Si l’item est un maître de kit, ses composants sont créés automatiquement et liés au parent.
Ce que tout nouvel actif hérite
| Champ | Provenance |
|---|---|
| Titre | Composé à partir de l’item selon les champs de titre d’actif que vous avez configurés, par exemple la marque, le modèle et la description |
| Numéro d’actif | Généré à partir du préfixe et du suffixe de la catégorie, ou saisi pendant l’étape des numéros de série |
| État | Au magasin, avec le magasin et la tablette de réception consignés |
| Condition | Bonne |
| Date d’acquisition | La date de réception saisie par le réceptionnaire, et non la date du jour |
| Prix et devise | Le prix de la ligne du bon de commande et la devise du bon |
| Prochain entretien | La date de réception plus la fréquence d’entretien de l’item, s’il en a une |
| Attributs | Les valeurs préremplies au niveau de la ligne, plus le numéro de série saisi |
| Origine | Le bon de commande d’où il provient, pour que l’actif pointe toujours vers ce qui l’a acheté |
Valeurs apposées sur un actif à la réception.
Réception partielle et excédentaire
La réception est incrémentale. Recevez quatre unités sur dix et la ligne reste à Reçu partiellement avec une quantité reçue de quatre ; recevez les six autres plus tard et elle se referme. La réception excédentaire est permise : si onze unités arrivent pour dix commandées, la ligne passe à Reçu et le montant de la ligne est recalculé sur la quantité réelle, pour que le total du bon corresponde à la facture que vous allez réellement payer.
Les autres façons dont un actif apparaît
Un bon de commande n’est pas nécessaire pour avoir un actif dans Hector. La réception est la voie principale, et la plus riche, parce qu’elle appose automatiquement le prix, le fournisseur et la date d’acquisition. Mais beaucoup d’équipement n’a jamais été acheté par Hector : il précède le système, il est arrivé en don, il a été payé sur une carte de crédit, ou il a été découvert dans une armoire. Tout cela peut être suivi, par quatre autres voies.
- Les intégrations — la voie au plus fort volume pour un parc informatique. Les systèmes de gestion d’appareils et d’annuaire comme Intune, Jamf, Google et Entra découvrent le matériel et l’importent automatiquement sous forme de fiches d’actif, en appariant sur le numéro de série pour qu’une fiche existante soit mise à jour plutôt que dupliquée. Les actifs créés ainsi continuent de se synchroniser : nom d’hôte, modèle, disque, dernier utilisateur connecté et date de dernière détection sont rafraîchis à chaque exécution, si bien que l’inventaire s’entretient de lui-même sans que personne ait à taper.
- La saisie manuelle, y compris depuis l’application mobile — un actif peut être créé à la main depuis l’interface web, ou sur le terrain depuis un téléphone ou une tablette. C’est la voie pratique pour consigner de l’équipement qui n’est jamais passé par un bon de commande : on parcourt le local, on numérise ou on saisit le numéro de série, on choisit la catégorie et l’emplacement, et l’actif existe. Comme l’application mobile applique les mêmes règles de catégorie et d’attributs, un actif créé sur un quai de réception est aussi complet qu’un actif créé à un bureau.
- L’importation par chiffrier — la voie normale pour le démarrage initial, quand vous avez déjà un inventaire dans Excel et qu’il faut entrer quelques milliers de fiches d’un coup.
- Le décompte d’inventaire — le filet de sécurité. Quand un décompte trouve sur la tablette un actif sans fiche correspondante, ce surplus peut être transformé en nouvel actif sur le coup, pendant le décompte, sans quitter le bon. À la longue, c’est ce qui referme l’écart entre ce que vous possédez et ce que vous avez consigné.
Conséquence pratique. Deux de ces voies, les intégrations et le décompte d’inventaire, créent des actifs sans que personne ne l’ait décidé. Les actifs qui apparaissent ainsi n’ont aucun bon de commande derrière eux : le prix, le fournisseur et la date d’acquisition partent donc vides et méritent d’être complétés si vous comptez les amortir ou produire des rapports de coût total de possession.
Étape 4. La livraison : le bon de transfert
Un bon de transfert déplace des actifs d’une origine vers une destination avec une trace écrite : qui l’a préparé, qui l’a transporté, dans quelle condition il est arrivé, et qui a signé. Servez-vous-en quand le déplacement doit être planifié, prélevé, expédié et confirmé. Sautez-le, avec un déplacement ou une affectation directe, quand quelqu’un tend simplement un portable par-dessus un bureau.
Préparation et prélèvement
Préparer une ligne, c’est engager des actifs précis sur cette ligne. Pour les actifs à suivi à l’unité, vous choisissez les unités réelles. Pour les actifs en taille de lot, vous indiquez une quantité et Hector scinde le lot : la quantité expédiée devient sa propre fiche, qui voyage, tandis que le reste demeure sur place. Le prix unitaire est réparti entre les deux portions, pour que la valeur reste juste de part et d’autre.
La livraison
À la livraison, chaque ligne est confirmée avec une condition — Bonne, Mauvaise ou Brisé — et une quantité reçue. Les lignes peuvent être réglées pour être consommées à la livraison, ce qui permet de radier les consommables remis à un technicien au moment même où ils changent de mains, plutôt que de les laisser traîner comme du stock. Une fois confirmé, l’actif passe à la destination et son état devient celui que cette destination implique : avec un utilisateur, avec un endroit, avec un utilisateur à un endroit, avec un contact, un client ou un fournisseur, ou de retour dans un magasin.
Si le destinataire est absent, chaque ligne peut être réglée individuellement : resté à l’origine, resté et brisé, consommé, perdu, ou signalé et retourné au propriétaire. Un bon de transfert peut aussi engendrer un bon de retour, soit un bon de transfert miroir avec l’origine et la destination inversées et un lien vers le bon initial.
Les garde-fous
Hector refuse de faire progresser un bon de transfert qui briserait autre chose : un actif déjà réservé en prêt pour une période qui se chevauche, un actif verrouillé parce qu’un décompte d’inventaire est en cours dans son magasin, ou une ligne qui exige plus de quantité qu’il n’en existe. Ces cas remontent sous forme d’erreurs précises nommant les actifs concernés, plutôt que d’un échec générique.
Étape 5. En service : garde, utilisation et consommation
Une fois livré, la vie d’un actif se décrit par son état — où il est et qui l’a — plus tout ce qui s’accumule à son dossier. La plupart des actifs passent des années à circuler entre une poignée de ces états.
Long terme contre court terme
La garde existe en deux variantes. Une affectation à long terme est une remise définitive : ce portable est désormais le portable de cette personne. Une affectation à court terme est un prêt, avec une date de retour. Les prêts suivent leur propre échelle — En attente d’approbation, Nouveau, Affecté, Sorti partiellement, Sorti, En retard, À inspecter, Terminé — et constituent le mécanisme derrière les bibliothèques d’équipement, les magasins d’outils, les chariots audiovisuels et les ensembles de classe.
Les prêts prennent en charge les réservations au calendrier, les réservations récurrentes, les catalogues en libre-service, les chaînes d’approbation, la signature électronique à la sortie et au retour, les rappels automatisés, et les pénalités pour retard, perte ou dommage, qui peuvent être converties en facture. L’étape À inspecter existe pour que l’équipement retourné soit vérifié avant de retourner sur la tablette comme disponible.
La mesure de l’utilisation
Hector ne consigne pas seulement où se trouve un actif, il consigne à quel point il travaille. Les périodes d’occupation, comme les périodes de prêt et les affectations à un endroit, sont développées en une journée d’utilisation par actif par jour civil, puis cumulées en chiffres d’utilisation à vie sur l’actif et agrégées vers le haut jusqu’à l’item, la catégorie et le magasin. C’est ce qui permet de répondre aux questions qui justifient ou tuent un achat : quels modèles ne servent jamais, quel magasin est surapprovisionné, quelle catégorie est à pleine capacité.
Consommation, kits et historique
Les actifs en taille de lot diminuent au lieu de se déplacer. La quantité peut être consommée explicitement, consommée automatiquement à l’affectation, ou consommée comme différence sur une livraison partielle. Quand la quantité atteint zéro, la fiche passe à Consommé : elle cesse de figurer comme du stock, mais son historique et son coût demeurent dans les rapports.
Les actifs peuvent aussi être assemblés. Un actif parent avec des composants enfants peut être créé automatiquement à la réception à partir d’une définition de kit, ou monté à la main plus tard, et Hector suit les kits incomplets dans leur propre liste de travail, de sorte qu’un chariot auquel il manque son chargeur est visible. Séparément, des actifs peuvent être associés entre eux, un lien plus souple pour des actifs qui vont ensemble sans que l’un contienne l’autre.
Chaque événement en chemin — création, mise à jour, déplacement, affectation, entretien, ajustement, transfert, réception, consommation, perte, fin de vie, remise en service — inscrit une entrée typée dans l’historique de l’actif, accompagnée d’un instantané de ce qui a changé, y compris l’historique au niveau des attributs. Combiné aux marqueurs de dernière détection et de dernière validation, cet historique est ce que vous montrez à un vérificateur.
Étape 6. L’entretien : préventif et correctif
Deux choses distinctes partagent cette étape : l’entretien planifié et la réparation imprévue.
L’entretien préventif
L’item porte une fréquence d’entretien. Chaque actif créé à partir de cet item reçoit une date de prochain entretien à la réception, et cette date avance chaque fois qu’un entretien est effectué. Les actifs dus apparaissent dans une liste d’entretien dédiée et alimentent les notifications. Chaque entretien consigne la date, qui l’a effectué (un utilisateur interne, un fournisseur, un contact, ou du texte libre), le type et la tâche, le coût, les documents à l’appui, et la condition de l’actif qui en résulte.
Les bons de travail
Quand il faut du vrai travail — une réparation, une installation, une visite de service planifiée — un bon de travail le porte et referme la boucle financière par la facturation et le paiement. L’échelle va de Modèle à Brouillon, En attente d’approbation, Nouveau, Affecté, En cours, Terminé, Facturé, Payé, Fermé.
Pendant les travaux, l’actif affiche Sur un bon de travail, pour que personne n’essaie de l’affecter ou de l’expédier. Les lignes peuvent être des heures, des items consommés, des descriptions ou des pénalités ; le bon porte la devise, le taux de change, le rabais et les taxes, et se transforme en facture, laquelle suit sa propre échelle : Brouillon, En attente d’approbation, Nouveau, Envoyé, Payé partiellement, Payé. Les modèles permettent de transformer un travail de service récurrent en bon créé d’un seul clic.
La condition — Bonne, Mauvaise, Brisé — est consignée à la livraison, au retour de prêt, après un entretien et pendant les décomptes. Les actifs brisés remontent dans leur propre liste, et c’est habituellement là que commence la décision de fin de vie.
Étape 7. La vérification : le décompte d’inventaire
Les fiches s’éloignent de la réalité. Le décompte d’inventaire est le mécanisme de rapprochement, et c’est délibérément un document contrôlé plutôt qu’une modification à la pièce, parce qu’ajuster l’inventaire est exactement le genre de changement qui exige un réviseur. L’échelle va de Brouillon à En attente d’approbation, Approuvé, En cours, Ajustement, Terminé, Fermé, avec Refusé et Annulé comme sorties latérales.
Vous délimitez un décompte par magasins, tablettes, endroits ou catégories, et vous pouvez le mettre à l’horaire de façon récurrente. Le comptage se fait par numérisation, code-barres ou RFID, ou en parcourant une liste imprimée. Pendant qu’un décompte est En cours, les actifs visés sont verrouillés : les bons de transfert et les déplacements qui les concernent sont refusés, pour que le décompte ne puisse pas être invalidé sous les pieds de la personne qui le fait.
Ce qu’une ligne comptée peut dire
Chaque ligne se résout en un verdict plus riche que trouvé ou non trouvé, parce que les cas intéressants sont les cas ambigus : trouvé, partiellement trouvé ou trouvé en surplus ; trouvé ailleurs que là où la fiche l’indique ; sorti en prêt et donc légitimement absent ; présent ici mais appartenant à un autre magasin ; manquant ; inconnu ; ou entièrement nouveau, c’est-à-dire un actif sur la tablette sans aucune fiche.
L’étape d’ajustement
Rien ne change avant que le décompte atteigne Ajustement, où chaque écart est réglé par une décision explicite.
| Écart | Actions offertes |
|---|---|
| Manquant | L’archiver, le déplacer là où il a réellement été trouvé, le donner à qui l’a, ou ne rien faire cette fois-ci |
| Quantité en surplus | Ajouter la quantité ici, y déplacer la quantité excédentaire, la prendre sur la fiche d’un autre emplacement, ou ne rien faire |
| Hors du magasin | Le déplacer dans ce magasin |
| Aucune fiche existante | Créer l’actif |
Décisions d’ajustement offertes à la fin d’un décompte.
Chaque ajustement inscrit sa propre entrée dans l’historique de l’actif, marquée comme provenant d’un décompte, de sorte qu’un changement de quantité inexpliqué est toujours traçable jusqu’au décompte qui l’a produit et à la personne qui l’a approuvé.
La valeur : ce que vaut l’actif en chemin
Le suivi financier avance en parallèle du cycle de vie physique, amorcé par le prix du bon de commande à la réception.
- Le prix — prix unitaire et devise saisis à l’achat, un taux de change pour les opérations multidevises, un montant résiduel, et la possibilité de fixer une valeur de référence en cours de vie après une réévaluation.
- L’amortissement — linéaire ou dégressif à taux double, avec une convention de première année (année complète, demi-année, zéro, mois complet, demi-mois ou une seule journée) et un point de départ fixé soit à la date comptable, soit à la date d’acquisition.
- La durée de vie et la garantie — une date de fin de vie prévue et une date de fin de garantie par actif. Les deux alimentent leurs propres listes de travail et des notifications à l’avance, pour que la budgétisation du remplacement et les réclamations de garantie se fassent avant la date, pas après.
- Les coûts accumulés — les coûts d’entretien, les montants des bons de travail et les pénalités de prêt s’attachent tous à l’actif, si bien que le coût total de possession devient un rapport plutôt qu’un exercice de chiffrier.
Quand un actif en taille de lot est scindé, pour une expédition partielle par exemple, la valeur unitaire est répartie entre les portions plutôt que dupliquée, pour que la somme des parties égale toujours la valeur du lot d’origine.
Fin de vie et mise hors service
Hector distingue le motif pour lequel un actif a quitté le service de l’effet que ce motif produit sur vos chiffres. Il n’y a que trois effets, mais vous définissez autant de motifs que votre organisation en utilise réellement.
| Comportement | Signifie | Motifs que vous définiriez typiquement |
|---|---|---|
| Fin de vie | Retiré du service de façon délibérée. L’unité a existé et elle est justifiée. | Retiré, Vendu, Donné, Recyclé, Échangé, Retourné au fournisseur, Mis au rebut |
| Perdu | Non justifié. Gardé distinct de la fin de vie parce que la démarque inconnue est un indicateur différent du retrait planifié. | Perdu, Volé, Manquant après décompte, Jamais retourné |
| Consommé | Épuisé. Réservé aux actifs en taille de lot dont la quantité a atteint zéro. | Consommé, Sorti en production, Radié |
Les trois comportements terminaux, et les motifs qui s’y rattachent.
Les statuts d’archivage vous appartiennent
Chaque motif devient un statut d’archivage configurable avec son propre nom, son libellé de bouton, sa couleur, son icône et son ordre de tri. Pour chaque statut, vous décidez si une note est facultative ou obligatoire, si les documents à l’appui sont facultatifs ou obligatoires, quels rôles peuvent le voir, et s’il apparaît comme un bouton en évidence ou s’il est rangé dans une liste déroulante. Ainsi, « Vendu » peut exiger une note et une copie du reçu, tandis que « Recyclé » n’exige ni l’un ni l’autre, et les deux se cumulent quand même comme fin de vie dans vos rapports.
Rien n’est effacé. L’archivage retire un actif de l’inventaire actif mais conserve la fiche, tout son historique de déplacements, l’historique de ses attributs, ses documents, ses entretiens et ses coûts. Il existe une suppression logique distincte pour les fiches créées par erreur, et même celle-là est une pierre tombale plutôt qu’une purge. La conservation et la vérifiabilité survivent à la mise hors service.
Retrait en lot et retour en arrière
La fin de vie arrive rarement une unité à la fois. Un applicateur en lot vous permet de sélectionner un ensemble d’actifs — une liste filtrée, une tablette complète, tout ce qui a dépassé sa date de fin de vie — et d’appliquer un seul statut d’archivage avec une note et des documents communs, en une seule opération.
Les actifs reviennent aussi. Un portable manquant réapparaît ; une machine radiée finit par être réparée. La remise en service ramène un actif archivé dans le circuit, soit là où il était, soit à un nouvel emplacement, inscrit le renversement dans son historique, et revalide les réservations de prêt qui avaient été annulées lors de l’archivage. C’est le seul chemin qui remonte depuis un état terminal, et il est délibérément explicite plutôt qu’une modification discrète.
Les canaux de disposition
- Le retour au fournisseur — un bon de retour, soit un bon de transfert miroir pointant vers le fournisseur, lié à la livraison d’origine.
- La redistribution interne — plutôt que de retirer l’actif, le déplacer vers un magasin qui sert un besoin de moindre priorité. Ce sont les chiffres d’utilisation qui vous disent si l’exercice en vaut la peine.
- La consommation jusqu’à zéro — la fin naturelle des actifs en taille de lot, qui n’exige aucune décision.
Référence des états
Les codes numériques ci-dessous sont ceux qui apparaissent dans les exportations et les charges utiles de l’API. Les valeurs négatives sont systématiquement exceptionnelles ou terminales, ce qui rend la question « cette fiche est-elle encore active ? » facile à vérifier.
| État de l’actif | Code | Signification |
|---|---|---|
| Au magasin | 10 | Au repos dans un magasin, facultativement sur une tablette précise |
| Avec utilisateur | 20 | Remis à une personne |
| Avec endroit | 30 | Déployé dans un bâtiment, un local ou un espace |
| En transit | 40 | En déplacement physique entre deux détenteurs |
| Avec utilisateur / endroit | 50 | Remis à une personne, à un emplacement précis |
| Avec contact | 60 | Détenu par un contact externe |
| Avec client | 70 | Détenu par un client |
| Avec fournisseur | 80 | Détenu par un fournisseur, typiquement en réparation ou retourné |
| Sur un bon de travail | 90 | Engagé dans des travaux de service |
| Sur un bon de transfert | 100 | Prélevé pour un transfert, pas encore expédié |
| Fin de vie | -100 | Retiré sous l’un de vos statuts d’archivage |
| Perdu | -200 | Non justifié |
| Consommé | -300 | Quantité épuisée |
| Supprimé | -999 | Pierre tombale de suppression logique pour les fiches créées par erreur |
États d’un actif et leurs codes numériques.
| État | Réquisition | Commande | Transfert | Travail | Décompte |
|---|---|---|---|---|---|
| Modèle | — | — | — | 0 | — |
| Brouillon | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| En attente d’approbation | 2 | 2 | 2 | 2 | 7 |
| Approuvé | — | — | — | — | 2 |
| Nouveau | 3 | 3 | 3 | 3 | — |
| Envoyé | — | 4 | — | — | — |
| Affecté | — | — | — | 4 | — |
| Partiellement préparé | — | — | 7 | — | — |
| Préparé | — | — | 8 | — | — |
| Reçu partiellement | — | 5 | — | — | — |
| Reçu | — | 6 | — | — | — |
| En cours | 4 | — | 4 | 5 | 3 |
| Ajustement | — | — | — | — | 6 |
| Livré | 5 | — | 5 | — | — |
| Terminé (travaux) | — | — | — | 6 | — |
| Facturé | — | — | — | 7 | — |
| Payé | — | 7 | — | 8 | — |
| Terminé | 6 | 8 | — | — | 4 |
| Fermé | 7 | — | 6 | 9 | 5 |
| Annulé | -1 | -1 | -1 | -1 | -1 |
| Refusé | -2 | — | — | — | -2 |
Les échelles d’états des bons, côte à côte. Un tiret signifie que l’état n’existe pas pour ce bon.
| État du prêt | Code | Signification |
|---|---|---|
| En attente d’approbation | 10 | Demandé, en attente d’un approbateur |
| Nouveau | 20 | Réservation approuvée, pas encore prélevée |
| Suspendu | 25 | En suspens |
| Affecté | 30 | Unités précises engagées sur le prêt |
| Sorti partiellement | 35 | Une partie des actifs a été récupérée |
| Sorti | 40 | Tout a été récupéré, entre les mains de l’emprunteur |
| En retard | 50 | Passé sa date de retour |
| À inspecter | 60 | Retourné, en attente d’une vérification de condition avant de retourner sur la tablette |
| Terminé | 0 | Retourné et réglé |
| Annulé | -10 | Retiré avant la récupération |
| Refusé | -30 | Décliné par un approbateur |
États d’un prêt et leurs codes numériques.
Comment lire cet article. Les étapes 1 à 4 forment la chaîne d’approvisionnement et de livraison. Les étapes 5 à 7 forment la vie utile, qui dure des années et tourne en boucle. La fin de vie est la sortie. Toutes les organisations n’utilisent pas tous les bons : plusieurs font des bons de commande sans réquisition, ou des déplacements directs sans bon de transfert. La fiche d’actif et son historique sont la constante.