Le module Logiciel peut vous écrire avant le renouvellement de vos licences, et aviser les personnes lorsqu’une licence leur est affectée. Cet article couvre les deux, ainsi que les réglages qui déterminent si les courriels sont réellement envoyés.
Avant de commencer
Les notifications d’expiration portent sur les versions et non sur les logiciels, et une version ne peut être signalée que si Hector sait quand elle vient à échéance. Assurez-vous que vos versions portent soit une date d’expiration, soit une période de renouvellement. Une licence perpétuelle qui n’a ni l’une ni l’autre n’apparaîtra jamais dans un rappel, et c’est normal : il n’y a rien à renouveler.
Si vous prévoyez d’aviser des départements plutôt qu’un groupe central, assurez-vous également que le champ Département est rempli sur vos fiches de logiciels. Voir Processus d’ajout d’un logiciel et d’une version.
Étape 1 — Ouvrir les réglages de notifications logicielles
Naviguez dans Réglages, puis Notifications, et sélectionnez l’onglet Logiciel.
Étape 2 — Définir le moment des envois
- Fréquence des rappels : La fréquence à laquelle Hector envoie le sommaire, du quotidien à l’annuel. C’est ce champ qui active l’ensemble de la notification. Tant qu’il est réglé à Aucune, aucun courriel d’expiration n’est envoyé, peu importe la configuration des délais et des destinataires.
- Délai du rappel d’expiration : Combien de temps avant un renouvellement une version commence à figurer dans le sommaire. Choisir Échue plutôt qu’un nombre de jours rapporte les renouvellements déjà passés — c’est le réglage à utiliser la première fois que vous activez la fonction, lorsque vous voulez découvrir ce qui a déjà échu.
- Délai du rappel d’expiration hâtif (facultatif) : Un second avertissement, plus tôt, afin d’obtenir un premier avis avec le temps de négocier et un second à l’approche de la date. Il doit être plus long que celui du premier rappel — trois mois pour le hâtif contre un mois pour le principal, par exemple. Hector refuse la sauvegarde dans le cas contraire, avec le message Le premier rappel d’expiration doit se situer avant le second.
Au moins un des deux délais doit être défini pour qu’un envoi ait lieu. La fréquence seule ne suffit pas.
Hector utilise la date d’expiration de la version lorsqu’elle en a une, et sinon la prochaine date où tombe son calendrier de renouvellement : un abonnement doté d’une période de renouvellement mais sans date de fin fixe est donc couvert lui aussi.
Étape 3 — Choisir les destinataires
Il existe deux voies, et elles ne couvrent pas le même terrain.
- Groupes : Toutes les personnes des groupes sélectionnés reçoivent le sommaire pour chaque version qui expire. C’est la voie à privilégier pour les personnes responsables des renouvellements dans l’ensemble de l’organisation : gestion des actifs informatiques, approvisionnement, ou qui signe les contrats.
- Département : En cochant cette option, Hector écrit également aux membres du département affecté à chaque logiciel, mais uniquement au sujet de ce logiciel. C’est la voie à privilégier pour permettre aux équipes de voir venir leurs propres renouvellements.
Les deux voies se combinent, et une personne visée par les deux reçoit un seul courriel couvrant tout ce qui la concerne, plutôt que deux. Une version dont le logiciel n’a aucun département affecté ne rejoint que les groupes.
Étape 4 — Courriels d’affectation
Le même onglet contient l’option Envoyer un email aux nouveaux utilisateurs assignés à un logiciel. En la réglant à Oui, toute personne qui reçoit une licence est informée de ce qui lui a été attribué. Utile lorsque les licences sont distribuées de façon centralisée et que les gens ne sauraient pas autrement ce qui est installé pour eux, ni ce que cela coûte à l’organisation.
Ce réglage est indépendant des rappels d’expiration : il s’applique au moment où une licence est affectée et ne dépend pas de la fréquence des rappels.
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Les vignettes correspondantes du tableau de bord
Les deux délais définis ici alimentent également les deux vignettes d’alerte logicielle du tableau de bord, qui indiquent Des licences expirent dans X jours et ouvrent la liste des versions qui expirent bientôt. Ajoutez-les à votre tableau de bord si vous préférez voir les renouvellements à la connexion plutôt que d’attendre un courriel — la plupart des équipes utilisent les deux : la vignette pour le suivi quotidien, et le courriel pour les personnes qui n’ouvrent pas Hector chaque jour.
Aucun courriel ne vous parvient ?
Parcourez cette liste dans l’ordre. Les deux premiers points expliquent la majorité des cas.
- La fréquence des rappels est réglée à Aucune. Rien n’est envoyé. C’est la cause la plus fréquente, parce que le reste de l’onglet peut être entièrement configuré et sembler correct.
- Aucun des deux délais n’est défini. Une fréquence sans délai n’a rien à signaler. Définissez le délai du rappel d’expiration, celui du rappel hâtif, ou les deux.
- Le prochain envoi n’est pas encore dû. La fréquence se calcule à partir du dernier envoi et non d’une date fixe au calendrier : la modifier ne déclenche donc pas un courriel immédiatement. Une fréquence hebdomadaire envoie une semaine après le dernier envoi.
- Aucune version ne se qualifie. Vérifiez que les versions que vous attendez portent une date d’expiration ou une période de renouvellement, et qu’au moins une d’entre elles tombe bien à l’intérieur du délai choisi.
- Aucun destinataire ne se résout. Si aucun groupe n’est sélectionné et que la case Département n’est pas cochée, il n’y a personne à joindre. Il en va de même si vous comptez sur les départements et que les fiches de logiciels n’en ont aucun d’affecté.
- La liste de destinataires dépasse la limite de protection contre le spam. Dans Réglages > Général > Protection contre le spam, le Nombre maximal de destinataires limite le nombre de personnes qu’une notification peut joindre — la valeur par défaut est 25. Au-delà, la notification est bloquée en entier plutôt que réduite, et un avertissement est envoyé à l’adresse d’Alerte par courriel. Sélectionner un grand groupe est la façon habituelle d’atteindre cette limite.
Si ces six points sont en ordre et que les courriels manquent toujours, vérifiez que l’envoi de courriels fonctionne en envoyant un message test à partir de Réglages > Général.
Articles connexes
- Introduction au module Logiciel
- Processus d’ajout d’un logiciel et d’une version — où se définissent les dates d’expiration et les périodes de renouvellement
- Gestion des permissions du module Logiciel