Le module Logiciel permet de suivre la partie de votre parc sur laquelle vous ne pouvez pas coller de code à barres : les licences que votre organisation paie, les versions qu’elles couvrent, et les personnes et appareils qui les utilisent réellement. Là où le module d’inventaire répond à la question où est cet ordinateur portable, le module Logiciel répond à combien de licences avons-nous achetées, combien sont utilisées, et pouvons-nous le démontrer.
Cet article explique ce que le module vous apporte et dans quel ordre le mettre en place. Chaque étape renvoie à un guide détaillé.
Ce que le module vous apporte
Ce que vous détenez par rapport à ce qui est utilisé, par version
Une fois les achats et les affectations enregistrés, le rapport Portfolio de logiciel vous donne, pour chaque version de chaque logiciel : l’éditeur, le modèle de licence, le nombre de licences que vous détenez et le nombre en utilisation. C’est exactement cette comparaison qu’un éditeur demande lors d’une vérification de conformité, et c’est elle qui vous indique si vous êtes en surdéploiement avant que quelqu’un d’autre ne vous le signale.
Deux rapports complémentaires, Utilisateurs par titre et Utilisateurs par version, présentent les mêmes données par personne et par département : vous voyez ainsi qui détient un siège, et non seulement combien de sièges sont détenus.
Des renouvellements que vous voyez venir
Les versions portent une date d’expiration et, pour les abonnements, un calendrier de renouvellement. Hector en tire deux vignettes d’alerte logicielle sur votre tableau de bord, chacune avec son propre délai, ce qui vous permet de surveiller un horizon long et un horizon court en même temps. Il peut aussi envoyer par courriel un sommaire des expirations de versions à venir, selon une fréquence que vous choisissez, aux départements et groupes que vous désignez.
Un renouvellement connu un trimestre à l’avance est une négociation. Un renouvellement découvert sur une facture n’en est pas une.
Des sièges que vous payez et que personne n’utilise
Une vignette du tableau de bord présente les utilisateurs inactifs qui détiennent encore des licences logicielles. Chaque nom sur cette liste est un siège toujours payé, rattaché à quelqu’un qui est parti. C’est généralement l’économie la plus rapide qui rentabilise le module, parce que la liste est presque toujours plus longue qu’on ne l’imagine la première fois qu’on la consulte.
Un inventaire qui s’entretient lui-même
Si vous utilisez Microsoft Intune, Hector peut importer les applications installées sur chaque appareil, créer les licences correspondantes et les retirer lorsqu’une application cesse d’être rapportée, après un délai que vous déterminez. Vous choisissez les logiciels qui méritent d’être suivis, et Hector maintient ensuite le portrait par appareil à jour, sans que personne n’ait à entretenir un chiffrier.
Un montant rattaché à tout cela
Le prix se trouve à la fois sur la version et sur chaque achat, dans la devise dans laquelle vous avez réellement acheté : le module rend donc compte des coûts autant que des quantités. Combiné à l’affectation par département et par groupe, cela vous permet de savoir ce que coûtent les logiciels d’une équipe donnée, et pas seulement la dépense totale de l’organisation.
Comment les pièces s’assemblent
Le module comporte quatre niveaux, et les comprendre dès le départ est ce qui fait gagner le plus de temps. Chacun existe parce que les conditions de licence et les quantités ne se situent pas au même niveau que le produit lui-même.
| Niveau | Ce qu’il contient | Pourquoi il est distinct |
|---|---|---|
| Logiciel | Éditeur, titre, description, les départements et groupes qui l’utilisent | Le produit, enregistré une seule fois |
| Version | L’édition et ses conditions de licence : modèle, portée, période, calendrier de renouvellement, clés, prix | Les conditions appartiennent à une édition et non au produit — Office 2016 et Office 365 ne se licencient pas de la même façon |
| Achat | Date, quantité, prix, fournisseur, numéros d’autorisation et de bon de commande, facture | Ajoute des sièges au pool, et consigne ce que vous pourrez présenter à un vérificateur |
| Licence | Le siège lui-même, et l’utilisateur, l’actif, le magasin ou l’endroit auquel il est rattaché | Consomme un siège du pool |
Le pool de licences d’une version correspond simplement aux sièges achetés moins les sièges affectés. C’est cette seule relation qui rend possible chacun des rapports du module, et c’est pourquoi une version est nécessaire avant un achat, et un achat avant une affectation significative. Un achat enregistré avec une quantité de 0 rend le pool illimité : c’est ainsi que l’on consigne une licence de site.
Si un logiciel ne comporte qu’une seule édition, il vous faut quand même une version. Nommez-la principal et passez à la suite.
La mise en place, dans l’ordre
- Activer le module et déterminer qui y a accès. Activez Logiciel dans Réglages > Modules, puis accordez les droits rôle par rôle. Voir Gestion des permissions du module Logiciel.
- Créer vos logiciels et vos versions. Commencez par les titres qui coûtent le plus cher ou qui présentent le plus grand risque de vérification, et non par tout ce que vous possédez. Voir Processus d’ajout d’un logiciel et d’une version.
- Enregistrer ce que vous avez acheté. C’est ce qui remplit le pool : c’est donc l’étape qui donne un sens aux rapports. Voir Processus d’achat de licences logicielles.
- Affecter les sièges. À des utilisateurs, des actifs, des magasins ou des endroits, selon la façon dont la licence est réellement utilisée. Voir Processus d’affectation de licences logicielles.
- Laisser votre intégration prendre en charge l’étape d’affectation. Facultatif, et c’est le plus grand gain de temps si cela s’applique à vous. Voir Importation de licences logicielles avec Microsoft Intune.
- Activer les notifications d’expiration. Ne sautez pas cette étape. Tout ce qui précède consigne ce que vous détenez ; c’est cette étape qui fait qu’Hector vous prévient lorsque quelque chose requiert votre attention. Voir Notifications d’expiration et d’affectation des logiciels.
Il n’est pas nécessaire de compléter tout le catalogue avant que le module devienne utile. Un seul éditeur, entièrement consigné, répond déjà à une question de conformité. Dix éditeurs à moitié consignés ne répondent à rien.
Ce qu’il faut activer par ailleurs
- Les vignettes du tableau de bord. Ajoutez les vignettes d’alerte logicielle et celle des utilisateurs inactifs détenant des licences, afin que le module fasse remonter le travail au lieu d’attendre qu’on le consulte. Les vignettes d’alerte utilisent les deux mêmes délais que ceux définis plus haut.
- Mes logiciels. Activez l’option d’espace de travail pour que les utilisateurs voient leurs propres licences sans avoir accès au module.
- Les attributs personnalisés et les colonnes. Les logiciels, les versions, les achats et les licences acceptent tous des attributs personnalisés, et les colonnes de chaque tableau se configurent dans Réglages > Logiciel.
Ce qu’il vous faut
Le module Logiciel est offert avec les forfaits Bouclier, Armure et Château. L’importation des applications à partir de Microsoft Intune nécessite le forfait Château ; tout le reste de ce qui est décrit ici fonctionne avec l’un ou l’autre des trois forfaits.
Si vous souhaitez discuter du forfait qui convient à votre organisation, ou voir le module appliqué à vos propres données, communiquez avec notre équipe.