🏢 Étape 1 : Création des entités
● Créer un « Entrepôt » de prêts
Accédez au menu Inventaire – Entrepôts, puis créez en un ou modifiez un entrepôt existant.
Inscrivez un nom pour votre entrepôt, ex : « Réservation de locaux », puis activez le module de prêts et cliquer sur « Sauvegarder ».
● Créer un local
Accédez au menu Ressources – Locaux, puis cliquer sur « Nouveau ».
Inscrivez le nom du local à créer, puis associez le à l’entrepôt de prêts que vous avez créé à l’étape 1 :
Ajoutez une image au besoin et cliquez sur « Sauvegarder »
🕖 Étape 2 : Définissez vos heures de réservation
Accédez à nouveau au menu Inventaire – Entrepôt, puis cliquez sur Modifier vis à vis de l’entrepôt de prêts que vous avez créé à l’étape 1.
Cliquez ensuite sur « Prêts », puis cliquez sur « Horaires d’ouverture »
Choisissez ensuite votre méthode d’affichage de heures (Date&Heure / Date seulement / Créneaux fixes)
- Date & Heure : Ceci permet à un utilisateur de choisir une heure de début et une heure de fin de son choix
- Date : Ceci permet de choisir uniquement une date de début et de fin sans choix d’heure
Créneaux fixes : Ceci oblige l’utilisateur à respecter des créneaux définis.
Il est également possible pour vous de restreindre les durées des réservations selon vos préférences (Inventaire – Entrepôt (modifier) – Prêts – Horaire) :
Pour conclure cette section, notez bien que les restrictions appliquées au niveau du magasin vont s’appliquer à toutes les salles qui seront reliées à ce magasin de prêts. Si vous avez des salles avec des horaires différents les unes des autres, veuillez consulter cet article expliquant comment gérer les horaires individuellement par salle : https://doc.hectorassetmanager.com/kb/fr/articles/comment-definir-des-creneaux-fixes-lors-de-la-reservation-de-pieces-et-de-lieux/
🤖 Étape 3 : Automatiser le statut des réservations de salles
Si vous ne souhaitez pas manuellement changer le statut de réservation de vos salles dans Hector (c’est-à-dire modifier le statut lorsque la salle est utilisée et modifier à nouveau lorsque la salle s’est libérée), sachez que vous pouvez activer un réglage pour automatiser le tout.
Ceci se situe dans les réglages du magasin de prêts à la section « Général »
N’oubliez pas de sauvegarder vos réglages avant de quitter. Vous pourrez désormais permettre la réservation de salles avec Hector !
✨ Bonus : Permettre la réservation d’espaces au sein d’un local
Si vous souhaitez aussi/uniquement permettre la réservation d’espaces au sein d’un local, voici comment procéder :
- Cliquez sur votre local pour le visionner
- Cliquer sur « Nouveau » afin de créer un espace
- Définir si vous souhaitez uniquement permettre la réservation d’un espace
- Modifier le local et aller à la section « Prêts »
Vos espaces pourront désormais être réservés depuis le catalogue en ligne :
🧩 Intégration : Connecter Hector à votre calendrier Outlook ou Google
Il est possible de synchroniser vos réservations de salles avec vos calendriers Microsoft Outlook ou Google. Ces intégrations sont bi-directionnelles, permettant de créer la réservation dans Hector après qu’elle ait été créée depuis vos calendriers et vice-versa. Voici les guides :