Hector produit un imprimé standard pour la plupart des fiches. Si cette mise en page ne convient pas à votre organisation, créez vos propres gabarits d’imprimé : logo, formulations, colonnes de tableau, mentions légales. Hector remplace les balises par les vraies valeurs au moment de l’impression.
Un gabarit d’imprimé sert à deux choses :
- L’impression : depuis une fiche, ou pour plusieurs fiches à la fois depuis une liste (voir Utiliser un gabarit).
- La pièce jointe d’un courriel : un gabarit de courriel peut joindre l’imprimé de la fiche en PDF (voir En pièce jointe d’un courriel).
Entités disponibles
Chaque gabarit est lié à une entité, qui détermine les balises offertes. La plupart des entités d’Hector sont prises en charge.
La liste Entité n’affiche que les entités dont le module est activé dans votre instance.
Le nom de certaines entités suit le vocabulaire de votre instance. Par exemple, si vous avez renommé « Endroit » en « Chantier », c’est « Chantier » qui s’affiche.
Si un module est désactivé après coup, ses gabarits restent dans la liste, mais vous ne pourrez plus les enregistrer tant que le module n’est pas réactivé.
Avant de commencer
- La création et la modification de gabarits exigent le forfait Castle. Sur les autres forfaits, le bouton Nouveau est désactivé.
- Il faut l’accès complet aux réglages Gabarits pour créer, modifier ou supprimer un gabarit. Voir le Guide sur la gestion des permissions.
- Pour utiliser un gabarit, il suffit d’avoir la permission d’imprimer l’entité.
Accéder à la liste des gabarits
Allez dans Réglages > Personnalisation > Gabarits, onglet Imprimé. Les autres onglets regroupent les gabarits de courriel et les formulaires.
La colonne Entité de la grille permet de filtrer les gabarits par entité.
Créer un gabarit
Cliquez sur Nouveau.
1 – Nom, entité et langue
- Nom du Gabarit : choisissez un nom clair. C’est lui qui s’affiche dans le menu d’impression.
- Entité : choisissez-la en premier. Les balises offertes en dépendent.
- Langue : la langue de cette version du gabarit (voir Traduire un gabarit).
2 – Partir du gabarit par défaut
Le bouton Importer le gabarit par défaut charge la mise en page standard d’Hector pour l’entité choisie. L’import remplace tout le contenu de l’éditeur : importez d’abord, personnalisez ensuite.
Pour voir à quoi ressemble la mise en page standard, imprimez n’importe quelle fiche de ce type avant de créer votre premier gabarit.
3 – Insérer des balises
Une balise est un code entre doubles accolades, par exemple {{PLACENAME}}. Hector la remplace par la valeur de la fiche au moment de l’impression.
Sous Contenu du gabarit, choisissez une section dans la liste déroulante, puis la balise, et cliquez sur Ajouter. La balise est insérée à l’endroit du curseur dans l’éditeur.
4 – Insérer une liste
Certaines balises affichent une liste d’éléments : les articles d’un prêt, les lignes d’un bon, les actifs affectés à un endroit, etc. Quand vous choisissez une balise de liste, trois options supplémentaires apparaissent :
- Choix des filtres : filtre les éléments qui se retrouveront dans la liste et leur ordre de tri.
- Champs balise : les champs répétés sur chaque ligne de la liste.
- Champs hors-balise : des champs calculés sur l’ensemble de la liste (par exemple un total). Ils sont reliés à la liste par un identifiant, et peuvent donc être placés n’importe où dans le gabarit.
5 – Mettre en forme
L’éditeur permet d’ajouter des tableaux, des paragraphes, des couleurs et des images. Un mode code HTML donne un contrôle plus fin sur la largeur des colonnes et les espacements. Les images collées sont conservées à l’enregistrement.
6 – Ordre d’affichage et permissions
- # de tri : la position du gabarit dans le menu d’impression. Le premier gabarit devient le choix par défaut du bouton Imprimer (voir Utiliser un gabarit).
- Permissions : les groupes, départements, rôles ou utilisateurs qui peuvent utiliser le gabarit. Laissées vides, le gabarit est offert à toute personne qui peut imprimer ce type de fiche.
Enregistrez avec Sauvegarder & consulter ou Sauvegarder & lister.
Exemple : un formulaire de prêt à faire signer
Choisissez l’entité Prêt, importez le gabarit par défaut, ajoutez votre logo en en-tête et gardez la liste des articles prêtés avec les colonnes utiles. Ajoutez ensuite vos conditions d’utilisation et une zone de signature en bas de page.
Traduire un gabarit
Un gabarit peut avoir une version par langue. Dans la liste des gabarits, utilisez Ajouter une traduction anglaise, Ajouter un traduction française ou Ajouter une traduction allemande, puis rédigez le texte traduit.
L’entité, le # de tri et les permissions se règlent une seule fois, sur le gabarit d’origine, et valent pour toutes ses traductions.
Dans quelle langue l’imprimé est-il produit ?
Hector choisit la langue de l’imprimé ainsi :
- Bon de commande : la langue du contact du bon, s’il a une adresse courriel valide. Sinon, la langue du fournisseur. Sinon, la langue de la personne qui imprime. Un bon envoyé à un fournisseur anglophone s’imprime donc en anglais, même si vous travaillez en français.
- Toutes les autres entités : la langue de la personne qui imprime. Par exemple, l’imprimé d’une fiche Fournisseur ne suit pas la langue de ce fournisseur.
- Pièce jointe d’un courriel : la langue du courriel.
S’il n’existe pas de traduction dans cette langue, Hector utilise le gabarit d’origine.
Gérer les gabarits existants
- Copier : crée un nouveau gabarit à partir de celui-ci, avec son contenu et ses permissions.
- Activer / Désactiver : remet ou retire le gabarit des menus d’impression, pour toutes ses traductions à la fois.
- Supprimer : supprime le gabarit et toutes ses traductions.
Utiliser un gabarit
Depuis une fiche
Le bouton Imprimer d’une fiche dépend des gabarits actifs que vous avez la permission d’utiliser pour ce type de fiche :
- Aucun gabarit : le bouton produit l’imprimé standard.
- Un gabarit ou plus : le bouton ouvre le premier gabarit selon le # de tri, et la flèche à côté liste les autres. L’imprimé standard n’est alors plus offert.
Pour garder la mise en page standard à portée de main, créez un gabarit avec Importer le gabarit par défaut et enregistrez-le sans le modifier.
Exception pour les prêts : le bouton Imprimer produit toujours l’imprimé standard, et la flèche liste vos gabarits. Les gabarits apparaissent aussi sous l’Impression détaillée.
Pour plusieurs fiches
- Dans la liste, cochez les fiches à imprimer.
- Une barre d’actions apparaît. Cliquez sur l’icône d’impression, ou sur sa flèche pour choisir un gabarit.
- Toutes les fiches s’ouvrent dans un seul document, chacune sur sa propre page.
Le choix offert suit la même règle que sur une fiche : l’imprimé standard s’il n’y a aucun gabarit, sinon vos gabarits.
En pièce jointe d’un courriel
Un gabarit de courriel peut joindre l’imprimé de la fiche concernée. Hector génère alors un PDF à partir de l’imprimé et le joint au courriel.
- Ouvrez le gabarit de courriel en modification.
- À côté de Pièces jointes, cliquez sur l’icône du trombone.
- Dans la fenêtre Choisissez les pièces jointes à ajouter au courriel, choisissez l’entité à gauche, puis l’imprimé : l’imprimé standard ou l’un de vos gabarits d’imprimé.
- Cliquez sur Ajouter. L’imprimé apparaît sous Pièces jointes.
Pour le reste de la configuration du courriel, voir Gabarits de courriel modifiables.
Réglages d’impression
L’imprimé s’ouvre dans la boîte d’impression du navigateur. Si des couleurs ou des fonds manquent, cochez Graphiques d’arrière-plan. Vérifiez aussi le format du papier et les marges : un tableau large peut demander des marges réduites pour tenir sur une page.